Quantore schakelt in veranderende marktomstandigheden

Hoewel de markt nog steeds niet in erg rustig vaarwater verkeert, laveert Quantore er met wat noodzakelijke ingrepen en maatregelen voorspoedig doorheen. De coöperatie heeft momenteel een gezond financieel plaatje en behaalt dit jaar een kleine omzetplus. Ook focust Quantore meer op de aanbestedingsmarkt en zoekt het verder naar andere en nieuwe assortimenten. Spannend was de omschakeling naar een dagoperatie in het magazijn, zodat het personeel effectiever kan worden ingezet. Quantore-directeur Arnold Theuws geeft nadere duiding aan al deze ontwikkelingen. 

Arnold Theuws springt eerst in op de actualiteit. Zoals bekend is Staples onlangs failliet verklaard en de onderneming overgenomen door 123inkt.  ‘Voordat deze deal zover was hebben met Staples gesproken over een eventuele samenwerking op het gebied van aanbestedingen en online. We wisten, ook van leveranciers, dat Staples in zwaar weer zat. We hebben intensieve gesprekken gehad met de directie van Staples maar we zijn er niet uitgekomen.

Even later heeft Staples het faillissement aangevraagd. We hebben ons direct bij de curator gemeld, want we denken nog steeds dat een deel van de Staples-business via Quantore zou kunnen lopen. Wij zijn echter niet bij de curator aan tafel gekomen, waarna hij de boedel vrij snel verkocht heeft aan 123inkt. De deal wordt nog wel onder de loep genomen door ACM. We zullen kijken wat er gaat gebeuren, want een dergelijk machtsblok is behoorlijk marktverstorend. We blijven het in ieder geval nauw volgen.’ 

Aanbestedingen 

De overname van Staples door 123inkt heeft momenteel ook (een positieve) impact op Quantore.
‘We hebben het momenteel erg druk. De resellers en het kleine MKB die lange tijd geen of slechte leveringen hebben gehad, zoeken naar andere oplossingen. Voor een deel van die bedrijven zijn wij een goed alternatief. Dat zien we terug in partijen die zich melden om bij ons in te kopen.

Ook horen we van onze leden dat er op bepaalde plaatsen kansen liggen voor Quantore. We zijn nu ook bezig met partijen die aanbestedingen doen. We waren toch al van plan om meer focus op de aanbestedingsmarkt te leggen, maar nu wordt dit proces versneld. Als je in een dalende markt nog steeds wil groeien, dan moet je ook actief worden in een belangrijke marktsegment niet waarvan de gunning via aanbestedingen gaat. Het liefste doen we het met de leden, maar als dat niet kan dan regelen we het rechtstreeks.’ 

Quantore maakt dit jaar weer een kleine plus in de omzet. ’Dit komt vooral door prijsverhogingen. Bij de facilitaire assortimenten zijn we wel in staat om te groeien in volume. De groei van dit marktsegment zet zich verder door en het effect hiervan werkt sterker door. Te meer omdat de klassieke kantoorartikelen iets meer te lijden hebben van een dalende afzet. Dit moeten we compenseren met een uitbreiding van het facilitaire assortiment. Dan hebben we het over schoonmaak, hygiëne en catering (food en non-food) producten.’ 

Daarnaast zet Quantore sterker in op het creatieve assortiment. ‘Vooral de retail-leden willen we faciliteren met een uitbreiding van het aanbod, zodat ze ook andere producten kunnen verkopen naast de traditionele range, die wat minder in trek is. Door de vergrijzing zal de vraag naar creatieve producten toenemen. Samen met de facilitaire producten is het creatieve assortiment de motor van de groei.’ 

Dagoperatie 

Als we Theuws spreken heeft Quantore net een nieuwe operationele structuur geïmplementeerd, dat een grote, maar positieve impact heeft.

‘We zijn al meer dan twintig jaar dusdanig georganiseerd dat ’s ochtends de goederen binnenkomen en we in de (na)middag tot laat in de avond de order picking doen. Het magazijn is van 6.00 uur tot 23.00 uur in bedrijf. De afgelopen jaren konden we echter steeds moeilijker aan personeel komen.

Bovendien hadden we mensen nodig die vijf tot zes uur grotendeels in de avond willen werken, omdat dan de order picking plaatsvond. In de huidige arbeidsmarkt willen steeds minder mensen ‘s avonds werken. Ook willen ze een volledige shift van acht uur draaien, zeker gezien de stijgende kosten van hun levensonderhoud. Dit konden we niet aan voldoende mensen bieden.’ 

Na overleg met alle interne betrokkenen, leden en externe instanties kwam de dagoperatie als oplossing naar voren. ‘Als we overdag kunnen werken, dan denken we de shifts beter in te kunnen vullen. We kunnen het personeel gemakkelijker een achturige shift geven. Je begint met zijn allen met het ontvangstproces en daarna ga je met veel mensen picken, in plaats van dat er dedicated bepaalde werkzaamheden worden verricht. Nu kun je verschillende taken combineren en meer medewerkers een ruimer dienstverband geven.’ 

Na een uitgebreid voortraject is Quantore op 30 oktober daadwerkelijk overgestapt op de dagoperatie.
‘We zijn twintig jaar gewend op eenzelfde manier te werken en dan gaat het anders. Hierdoor loop je natuurlijk tegen kinderziektes aan. Dit zijn allemaal zaken die je moet oplossen voordat de machine weer geolied is. Een extra uitdaging is dat we nu te maken hebben met extra orderregels die een gevolg zijn van de huidige marktomstandigheden gecombineerd met de gebruikelijke drukte in de laatste maanden van het jaar.

Gezien de omvang en complexiteit van dit project zijn we tot nu toe erg te spreken over het verloop. Een gevolg is dat een deel van onze leden wat eerder hun orders moet plaatsen, zodat er genoeg volume is om onze magazijnmedewerkers te kunnen laten starten met het verzamelen van de orderregels Ook moeten de klanten van de leden eerder bestellen dan gebruikelijk. Daar is bij onze leden overwegend begrip voor. Uiteindelijk gaat het erom dat een klant weet wanneer hij wordt beleverd en dat de levering foutloos is.’ 

Ledenadviesraad 

Onlangs vond de eerste bijeenkomst van de nieuwe ledenadviesraad plaats. Deze bestaat uit 22 leden die een goede afspiegeling vormen van het ledenbestand van Quantore. Voorheen was er wel een ledenklankbordgroep, maar deze nieuwe raad heeft iets meer bevoegdheden zoals het recht om advies uit te brengen.

‘We zijn twee jaar bezig geweest met een nieuw governance-model voor Quantore, hoe besturen we eigenlijk onze coöperatie? Wat is de verantwoordelijkheid van de directie, de raad van commissarissen en de algemene vergadering (AV)? We vonden dat er naast de AV ruimte was voor een adviesraad waar de directie advies moet vragen voor bepaalde onderwerpen.

Daar waar de directie geen goedkeuring nodig heeft van de AV, zoals de strategie, het conditiesysteem en verkoopbeleid, hebben we recht van advies ingesteld. Als de directie een bepaald voorstel doet, dan gaat deze formeel naar de ledenadviesraad voor een advies. Dit is echter niet bindend, want de directie hoeft een advies niet per se op te volgen. Wel moet die bij de ledenadviesraad en eventueel de AV de reden uitleggen.’ 

Theuws spreekt van een inspirerende eerste bijeenkomst waarbij vooral procedurele zaken zijn besproken. Er stonden ook inhoudelijke zaken op de agenda zoals de aanpassing van het conditiesysteem, prijsonderhandelingen, assortimentsontwikkelingen en Novaka Academy. ‘We hopen dat deze bijeenkomsten bijdragen aan het draagvlak voor onze beslissingen en de kwaliteit van de besluitvorming. De invloed en betrokkenheid van de leden gaan we zo vergroten. Nu moeten we met elkaar bewijzen dat de ledenadviesraad leidt tot een betere besluitvorming, zodat de coöperatie ook beter gaat functioneren.’ 

‘Je zult beter je best moeten doen om klanten te ontzorgen, maar ook met nieuwe of andere assortimenten moeten komen.’ 

Prijsonderhandelingen 

Een belangrijk aandachtspunt zijn de prijsontwikkelingen bij de leveranciers. ‘Er is een aantal, dat de prijzen recentelijk behoorlijk verhoogd heeft, maar nu de grondstoffen weer goedkoper worden, gaan de prijzen niet omlaag. Daar stellen we vraagtekens bij. Zeker als je ziet dat dezelfde assortimenten bij andere marktpartijen soms goedkoper zouden zijn of dat je die kostenstijging niet terugziet in onze eigen merk assortimenten. We willen nu de kostprijs-problematiek wat steviger aan de kaak stellen bij de leveranciers.’ 

Quantore heeft een grote betrokkenheid bij Novaka en de totstandkoming van de leermodules van Novaka Academy. ‘Novaka heeft met de leveranciers een mooi, breed opleidingspakket gerealiseerd. Een deel van de leden doet al mee aan de trainingen, maar er zouden veel meer medewerkers van leden moeten deelnemen. Dat is de uitdaging waar we voor staan.

Via onze interne marketings- en opleidingsbudgetten is er een tegemoetkoming van de kosten mogelijk. Op die manier willen we de drempel voor onze leden zo veel mogelijk verlagen om hun medewerkers een training aan te bieden. Volgend jaar moet er een opleidingspakket staan dat zichzelf kan bedruipen.’ Ook volgt Theuws met interesse de Cao-onderhandelingen die Novaka doet voor de branche. ‘We hopen dat er snel duidelijkheid is over de loonindexering van de werknemers, maar ook dat het voor de werkgevers helder is wat het gaat kosten.’ 

Theuws schetst een stabiel financieel plaatje van Quantore. ‘We hebben de kosten onder controle ondanks de inflatie. Zoals gezegd stijgt de omzet licht. Bovendien zijn de marges op inkoop iets hoger en die van orderkosten zijn gelijk gebleven. Al met al ziet het er positief uit. We zijn niet alleen tevreden over het financiële, maar ook het operationele resultaat, vooral als we rekening houden met de moeilijke marktomstandigheden.’ 

De Quantore-directeur kijkt terug op een enerverend jaar tot nu toe. ‘In de markt is het nog steeds niet gemakkelijk. Daar is Staples een goed voorbeeld van. Dat was toch een van de mastodonten van onze business, maar die zijn er niet meer. Een dalende markt geeft ook weer kansen. Er verdwijnen partijen, waarvoor anderen in de plaats komen. Je zult beter je best moeten doen om klanten te ontzorgen, maar ook met nieuwe of andere assortimenten moeten komen.’ 

Theuws is al met al hoopvol gestemd. ‘In het begin van het jaar hielden we rekening met andere scenario’s. Ik verwacht voor komend jaar een extra groei door de veranderende markt. We moeten blijven doen waar de goed in zijn; leden moeten de klanten ontzorgen en wij de leden.’