E-mail in plaats van een brief voor de factuur, scherm delen in plaats van een afdruk voor de vergadering, QR-code in plaats van een papieren ticket voor een zakenreis – er wordt aanzienlijk minder geprint in Duitse kantoren dan vijf jaren geleden. In totaal heeft 82 procent van de Duitse bedrijven de afgelopen jaren hun papierverbruik verminderd: 40 procent van de bedrijven print iets minder dan vijf jaar geleden, en 42 procent print zelfs veel minder. 13 procent print evenveel als in 2019, slechts 2 procent van de bedrijven print iets meer, niemand (0 procent) print significant meer. Dit zijn de resultaten van een onderzoek in opdracht van de digitale vereniging Bitkom, waarvoor 604 bedrijven in Duitsland met 20 of meer werknemers zijn ondervraagd.
De meeste bedrijven (48 procent) printen om de inhoud twee keer te beveiligen en hebben dus naast de digitale versie ook een analoge versie op papier. 42 procent zegt uit gewoonte te printen. “Dat een uiting absoluut noodzakelijk is, is tegenwoordig een uitzondering. Veel processen kunnen al puur digitaal in kaart worden gebracht. Werken met weinig papier bespaart niet alleen middelen, goede digitale processen zijn ook efficiënter, kunnen workflows optimaliseren door automatisering en u ontlasten van routinetaken”, zegt Daniil Heinze, Digital Business Processes Consultant bij Bitkom.
Een derde (37 procent) print omdat bepaalde werkstappen dit vereisen, een vijfde (20 procent) omdat medewerkers er beter mee kunnen werken. 14 procent print voor presentaties en vergaderingen of om content te archiveren. 10 procent van de bedrijven print om aan wettelijke eisen te voldoen, bijvoorbeeld voor handgeschreven handtekeningen. Heinze: “Om het papierverbruik en onnodige bureaucratische rompslomp terug te dringen, wordt aan politici ook gevraagd de schriftelijke vormvereisten waar mogelijk te verminderen en aan te passen.” 7 procent print om afhankelijkheid van digitale systemen te voorkomen, bijvoorbeeld bij een machtsovername uitval. 6 procent zegt dat ze niet over de knowhow beschikken om over te stappen op puur digitaal werk. Maar er bestaat geen twijfel over dat het stopzetten van het printen economisch zinvol zou zijn: niemand zegt dat ze zouden printen omdat het economische voordeel van het overstappen op puur digitaal werk onduidelijk is.
82 procent van de bedrijven print minder dan vijf jaar geleden. Meestal wordt er afgedrukt voor dubbele back-up. 42 procent print nog steeds uit gewoonte, maar de economische voordelen van digitaal werken zijn voor iedereen duidelijk.
