De fax wordt nog steeds gebruikt in driekwart van de Duitse bedrijven, blijkt uit de resultaten van een onderzoek in opdracht van onderzoeksbureau Bitkom. Eén op de vier bedrijven maakt er nog vaak of zeer vaak gebruik van. Het gebruik van faxapparaten in Nederland is aanzienlijk afgenomen, maar een kleine groep bedrijven, vooral in sectoren die vertrouwelijke informatie hanteren, blijft faxen gebruiken. Zo telde in 2021 nog bijna alle advocatenkantoren een fax(nummer), wat ook digitaal kan verlopen. Het algemene beeld is echter dat faxgebruik aan het verdwijnen is in het voordeel van veiligere, efficiëntere en milieuvriendelijkere digitale alternatieven.
Over het geheel genomen neemt het faxgebruik ook in Duitsland in ieder geval langzaam af: in 2023 faxte in totaal 82 procent van de bedrijven nog steeds. In 2022 was dat 88 procent, in 2020 was dat 92 procent en in 2018 zelfs 95 procent. Ook het intensieve faxgebruik neemt af: in 2018 was het aandeel van degenen die regelmatig of zeer vaak faxen 49 procent, ongeveer twee keer zo hoog als dit jaar. “Hoewel het gebruik van faxen in Duitse bedrijven al jaren afneemt, voltrekt de verandering zich nog steeds verrassend langzaam – vooral als je bedenkt dat er al lang gemakkelijkere en veiligere manieren zijn”, zegt Daniil Heinze, Digital Business Processes Consultant bij Bitkom .
Reden gebruik
Er zijn veel redenen waarom bedrijven nog steeds vasthouden aan faxen. 56 procent van de bedrijven die nog steeds faxen gebruiken, zegt dat dit essentieel is bij de communicatie met autoriteiten. 43 procent faxt omdat het veiliger is dan post en 35 procent houdt zich eraan omdat ze over goed functionerende en gevestigde faxprocessen beschikken. 27 procent faxt elke keer uit gewoonte of omdat ze meestal een ontvangstbewijs nodig hebben. Heinze: “Alternatieven voor faxen zijn onder meer de digitale handtekening, de EDI-standaard of speciale e-mailformaten die ook een juridisch veilig bewijs van aflevering bieden. Om ervoor te zorgen dat deze efficiëntere en veiligere alternatieven de al lang bestaande faxprocessen kunnen vervangen, moet er van alle kanten de bereidheid zijn om bestaande oplossingen in twijfel te trekken en ook nieuwe digitale knowhow te verwerven.”
25 procent van de bedrijven die faxen, doet dit om aan de behoeften van hun klanten te voldoen. Tien procent fax om aan wettelijke vereisten te voldoen. Zeven procent gebruikt fax omdat ze denken dat dit veiliger is dan digitale communicatie en zes procent gebruikt fax als back-up als digitale systemen uitvallen. Heinze: “Digitale kanalen lopen een stuk voor op de klassieke fax, vooral als het gaat om het versleutelen van gegevens. Digitale faxmachines combineren dit en verzenden de gegevens met behulp van speciale faxprotocollen via internet in plaats van via telefoonlijnen zoals oorspronkelijk het geval was. Vergeleken met een standaard e-mail biedt de digitale fax vaak een automatische ontvangstbevestiging, is minder gevoelig voor vervalsing en is ook geschikt voor juridisch conforme communicatie.”
72 procent van de bedrijven die faxen maakt gebruik van deze moderne faxstandaard, waarbij de fax bijvoorbeeld als beeldbestand wordt verzonden. Een kwart (24 procent) vertrouwt hier zelfs uitsluitend op. Aan de andere kant gebruikt 18 procent van de faxbedrijven alleen de oudere standaard, waarbij de fax traditioneel via de telefoonlijn en met een afdruk wordt verzonden. In totaal gebruikt 66 procent van de faxbedrijven nog steeds (ook) de oudere standaard.
Situatie in Nederland
Hoewel het gebruik van faxapparaten wereldwijd sterk is afgenomen door de opkomst van digitale communicatie, blijven sommige bedrijven in Nederland en elders nog steeds faxen gebruiken. Het gebruik van faxapparaten in Nederland kan worden gekoppeld aan bepaalde sectoren en specifieke toepassingen.
Redenen voor blijvend faxgebruik:
Wettelijke en veiligheidsredenen: Sommige sectoren, zoals de gezondheidszorg, juridische sector en financiële instellingen, blijven faxen gebruiken vanwege de veiligheid en rechtsgeldigheid van documenten.
Internationale communicatie: Bedrijven die internationaal zaken doen, kunnen faxen gebruiken in landen waar deze technologie nog gangbaar is.
Vertrouwdheid en gevestigde procedures: Sommige bedrijven blijven faxen gebruiken uit gewoonte of omdat hun interne procedures en systemen hierop zijn afgestemd.
Recente Trends en Data
Specifieke data over hoeveel Nederlandse bedrijven nog gebruik maken van faxen is schaars, maar enkele trends kunnen helpen een inschatting te maken:
Gezondheidszorg en juridische sector: Deze sectoren blijven faxen gebruiken voor het versturen van vertrouwelijke documenten. Bijvoorbeeld, medische dossiers of juridische documenten die een handtekening vereisen.
Digitalisering: De algehele trend in Nederland, net als in andere landen, is een verschuiving naar digitalisering. Elektronische handtekeningen, e-mail en andere vormen van digitale communicatie hebben het gebruik van faxen verminderd.
Schattingen
Rapporten van telecombedrijven zoals KPN geven aan dat het aantal faxlijnen de afgelopen jaren drastisch is gedaald, maar exacte cijfers voor huidige faxgebruikers worden vaak niet gespecificeerd
