De terugkeer naar kantoor na de corona pandemie heeft geleid tot een fundamentele verandering in het werken. Maar over het algemeen worstelen organisaties en hun medewerkers nog met de invulling daarvan. Daarnaast lijkt eind 2022 het kantoor ook niet het sociale clubhuis te zijn geworden. Zo blijkt uit het recent verschenen Annual Workplace Report 2022 van het Amsterdamse adviesbureau Measuremen. Hierin zijn de resultaten opgenomen naar aanleiding van voortdurende metingen van kantoorbewegingen bij klanten van Measuremen in 22 landen. Gezien de relatief grote dataset van dit Annual Workplace Report, en het feit dat deze bevindingen in lijn zijn met ander onderzoek, maakt dat deze gegevens een goede indicatie geven van algemene werkplektrends.
Bezettingsgraad
Bij 11% van de organisaties is de bezettingsgraad lager dan 20%. Dit wijst op een verschuiving naar thuiswerken. Aan de andere kant heeft 22,2% van de organisaties een bezettingsgraad van meer dan 40%, wat duidt op een terugkeer naar de oude gemiddelden van vóór de pandemie. De rest, 66,8% van de organisaties, heeft een bezettingsgraad tussen 20% en 40%. Dit impliceert dat de meeste organisaties een nieuwe manier van werken hebben aangenomen met een stabiele verhouding tussen kantoor- en thuiswerken. Het kan ook zijn dat de effecten elkaar tegenwerken. De ene organisatie kan bijvoorbeeld weer op kantoor gaan werken, terwijl de andere organisaties meer thuis gaat werken, waarbij gemiddeld geen verandering optreedt.
Voorkeur voor dagen
Kijken we naar de bezetting over de week, dan zien we een “vogelpatroon”; een relatief lage bezetting op maandag en vrijdag rond het weekend, piekdagen op dinsdag en donderdag, en een relatief lage bezetting op woensdag. Opvallend is hoe dit vogelpatroon in 2022 veel prominenter is geworden. Ten opzichte van 2019 werd de bezetting op vrijdag echt laag (18,7%). De maandag onderging een relatieve dip (32,1%), en ook de woensdag (33,7%). De woensdagdip kan deels worden verklaard door het feit dat in Nederland (waar een groot deel van de studies zijn uitgevoerd) de kinderen ’s middags vrij zijn. Dit zorgt er waarschijnlijk voor dat ouders op deze dag vaker thuiswerken. Thuiswerken op de vrijdag en maandag rond het weekend heeft mogelijk soortgelijke redenen.
Soorten activiteiten
In totaal is 74% van de geobserveerde activiteiten individueel werk, terwijl de overige 26% van de activiteiten wordt besteed aan samenwerken (vergaderingen (15%), videoconferenties (7%) en bellen (4%)). Computerwerk neemt met 49% een groot deel van het individuele werk voor zijn rekening, gevolgd door mobiel computerwerk (19%). Terwijl divers werk (4%), en nakijken (1%) het cirkeldiagram compleet maken. Interessant is dat deze activiteitenpercentages bijna exact overeenkomen met de percentages samenwerkingsstoelen vergeleken met individuele stoelen in kantoren. 74% individueel versus 26% samenwerkingswerk lijkt het magische getal te zijn dat naar voren komt in de zitplaatsen en de activiteiten die mensen uitvoeren.
Soorten werkzaamheden
Kijken we specifiek naar activiteiten op individuele werkplekken, dan zien we dat mensen 59% van de tijd computerwerk verrichten, gevolgd door mobiel computerwerk (19%). In mei ’22 was er een grote toename van mobiel computerwerk. De afgelopen maanden is dit echter gestabiliseerd en zelfs afgenomen. In vergelijking met 2019 steeg het computerwerk met 13% (van 46% naar 59%), terwijl het mobiele computerwerk daalde tot 18,8%. Hoewel kleine verschillen, daalde zelfs het vergaderen aan het bureau met 1,7% en ook het bellen daalde met 2,2%. Minder vergaderingen in vergaderruimtes In vergaderruimten is een daling van het aantal fysieke vergaderingen te zien van 61% naar 44,9%. Hoewel fysieke vergaderingen nog steeds de meest voorkomende activiteit is, is deze daling van 16,1% aanzienlijk. Aan de andere kant steeg het aantal videoconferenties met 17,5% (van 3,9% naar 21,5%). Dit gaat gepaard met een kleine toename van mobiel computerwerk in vergaderruimten, maar een daling van diverse activiteiten.
Invulling door de dag
De gemiddelde dag van een kantoormedewerker begint tussen 8:30-9:00 uur. De vroege vogels beginnen meestal met (mobiel) computerwerk. Vergaderzalen zijn vroeg op de dag bezet, en tussen 10:00-12:00 is de piekbezetting in vergaderzalen (45%) en conferentiezalen (39%) (zie blz. 28). Dit veroorzaakt 29% aan bureaus die “in gebruik zijn maar afwezig”. Mensen verlaten hun bureau maar houden hem bezet terwijl zij in de vergaderruimten verblijven. Rond 12.00 uur neemt het percentage “In gebruik maar afwezig” drastisch toe tot 47% als mensen zich naar de bedrijfsrestaurants begeven (63% bezetting), waar sommige werknemers tot na 13.00 uur blijven. Naast het restaurant hebben de meeting pods (46%) en de voorraadkasten (22%) hun piekbezetting rond 12:00 uur, terwijl er een dip is de andere vergaderfaciliteiten. Direct na de lunch, om 13.00 uur, is er piekbezetting in meeting pods en open overlegtafels met respectievelijk 28% en 13%. De bezetting van vergaderruimtes (43%) en conferentieruimtes (36%) neemt na de lunch weer toe, maar bereikt niet dezelfde bezettingsgraad als ’s ochtends. In de namiddag, rond 16.00 uur, gaan de meeste werknemers terug naar hun bureau en stijgt het computerwerk weer tot 38%, terwijl sommigen rond 17.00 uur relatief meer beginnen te telefoneren (6%). Terwijl ook een groot deel van de mensen weer naar huis reist.
Kantoormedewerkers willen op verschillende momenten van de dag gebruik maken van verschillende soorten ruimtes. Zij stromen van de ene ruimte naar de andere en bezetten meerdere verschillende ruimten omdat zij voor verschillende taken een andere omgeving nodig hebben. De meeste organisaties hebben dan ook twee keer zoveel zitplaatsen als werknemers om deze dynamiek te vergemakkelijken en de pieken op te vangen. Het gevolg hiervan is een gemiddeld suboptimale bezettingsgraad.
In het algemeen blijkt dat grote ruimtes meer mensen aantrekken, ook al zijn het maar een paar per keer. Dit geeft aan dat veel werknemers niet veel nadenken over de efficiëntie van de benutting.
Videoconferencing
De toename van videoconferenties in vergaderruimten geeft aan dat werknemers worstelen met het vinden van een goede plek om te communiceren met mensen buiten hun kantoor, terwijl ze dit toch vrij vaak moeten doen. Dit uit zich in een hoge bezetting van gesloten vergaderruimtes terwijl daar over het algemeen niet heel veel van zijn. Mensen zoeken naar gesloten vergaderruimtes, vergaderpods, telefooncellen en pantry’s, waarschijnlijk om een goede geluidskwaliteit te garanderen en tegelijkertijd collega’s niet te storen. Open vergaderruimten zoals overlegtafels of breakout-ruimten lijken qua bezetting niet te werken voor deze activiteiten en vervullen eerder de rol van ruimtevullende eye candy.
Wenselijk of niet, eind 2022 lijkt het kantoor niet het sociale clubhuis te zijn geworden en vertoont het ook geen tekenen dat het dat zal worden. Lage bezettingsgraden wijzen juist op dreigende eenzaamheid op kantoor. Op kantoor zoeken mensen eerder afzondering om met hun collega’s op afstand te communiceren en zich op hun werk te concentreren.
Conclusies
Hoewel de gemiddelde bezetting relatief laag is, laten specifieke veranderingen in het werkplekgebruik zien dat er iets fundamenteel is veranderd in de manier van werken, stellen de onderzoekers. De extra lage bezetting op vrijdag, en de verschillen in activiteiten zijn hier voorbeelden van. Toch is er een perfecte match tussen het percentage individuele werkzaamheden en zitplaatsen (74%) tegenover samenwerkingswerkzaamheden en overlegstoelen (26%). Maar op een dieper niveau laat de data zien dat werknemers worstelen met het vinden van de perfecte werkplek en het juiste gebruik ervan.
Het kantoor is niet het sociale clubhuis geworden. Uit de data blijkt dat mensen op kantoor veel individueel werken en streven naar geïsoleerde ruimtes voor videoconferenties. Uit het onderzoek Future of Work van JLL blijkt dat 73% van de 1.095 ondervraagde besluitvormers in het bedrijfsleven zegt al plannen te hebben voor meer open kantoorruimten geschikt voor samenwerken, zonder de gesloten ruimtes. Diezelfde besluitvormers (of 77% van hen) zijn het er (sterk) mee eens dat werken op afstand/hybride van cruciaal belang zal zijn om talent aan te trekken en te behouden. Tenzij er een videoconferentietechnologie komt die thuiswerkers perfect integreert in een open kantooromgeving, is dit een nogal tegenstrijdige ontwikkeling. Een open kantoor gericht op samenwerking terwijl werknemers vooral op zoek zijn naar individuele werkplekken en geïsoleerde plekjes voor videobellen gaat niet goed samen. Al met al is er nog heel wat werk aan de winkel om het kantoor te optimaliseren naar de behoeften van werknemers en de organisatiedoelen. Werknemers komen met een reden naar kantoor en als ze daar niet aan hun behoeften kunnen voldoen, zullen ze waarschijnlijk meer thuis gaan werken, wat een domino-effect veroorzaakt in de richting van lege kantoren.
Aan de andere kant wil 72% van de besluitvormers dat het kantoor centraal blijft staan in de ecosystemen van hun organisatie. Het ontwerpen van kantoren die de bedrijfscultuur verbeteren en gericht zijn op het welzijn van de werknemer kan hier de eerste stap zijn. Geïsoleerde individuele ruimtes en ruimtes die kwalitatieve samenwerking stimuleren (zij het fysiek of digitaal), zou ervoor kunnen zorgen dat werknemers weer massaal naar kantoor komen, met een Fear-Of-Missing-Out als ze thuiswerken.
De toekomst van de werkplek
Aangezien hybride werken overal wordt toegepast, zal de toekomst van werkplekken wellicht meer draaien om het faciliteren van de behoeften en activiteiten van werknemers, ongeacht of zij op kantoor of thuis werken. De werkplek wordt een zeer veranderlijk concept, aangezien werknemers nu gewoon op zoek zijn naar een plek waar ze effectief kunnen werken en tegelijkertijd kunnen zorgen voor de balans tussen werk en privé. Dit impliceert een focus op het welzijn van werknemers en het gebruik van de werkplek om hen effectief te ondersteunen. Werkplekken kunnen namelijk vele functies vervullen; een plek om plezier te hebben, om effectief te focussen, of een plek om je carrière een boost te geven.
Veel werkgevers verschuiven al in deze richting omdat het welzijn van werknemers de productiviteit, aantrekkelijkheid en het behoud van personeel verbetert en de kosten verlaagt. Maar tegelijkertijd heeft het verbinden van thuiswerkers met kantoormedewerkers de hoogste prioriteit als het gaat om werkplekbeheer.
Nieuwe (video conferencing) technologieën zoals Augmented en Mixed Reality kunnen de weg banen naar effectieve samenwerking. Maar ook radicale nieuwe asynchrone samenwerkingsstrategieën zouden uitkomst kunnen bieden. Data en AI zullen een grotere rol spelen bij het begrijpen en verbeteren van werkplekken en werknemers. Inzicht in de bezetting, het gebruik, de activiteiten en de behoeften van werknemers zal besluitvormers helpen gemakkelijk effectieve beslissingen te nemen en werkplekken wereldwijd te verbeteren.
