De uitdagende schakels van een verstoorde supply chain

Gebrekkige beschikbaarheid van grondstoffen en daardoor stijgende grondstofprijzen; energiekosten die de pan uitrijzen; logistieke knelpunten; tekort aan arbeidskrachten; naweeën van de coronapandemie; en last but not least de oorlog in de Oekraïne. Praktisch alle geledingen van de economie worden geconfronteerd met deze ‘uitdagingen’. Ook de officebranche ontspringt de dans niet. KBM maakt een rondje langs de velden en peilt de stand van zaken bij een aantal leveranciers en distributeurs.

Als er een markt is waarin de problemen zich opstapelen dan is het wel de papiermarkt. Zo zetten de dramatische stijging van de grondstofprijzen en het gebrek aan beschikbaarheid van enveloppen-papier de Europese enveloppenindustrie steeds meer onder druk. Als gevolg daarvan stijgen de prijzen, aldus de Europese Federatie van Envelop-penfabrikanten (FEPE). De prijzen van enveloppen-papier zijn dan ook de afgelopen twaalf maanden meer dan verdubbeld. Niet alleen de papierprijzen, maar ook de prijzen van andere materialen als raamfolie, inkt, lijm, verpakkingsmateriaal, energie en vracht zijn aanzienlijk gestegen. Hierdoor neemt de enveloppeprijs zelfs met enkele euro’s per 1.000 enveloppen toe. Ander gevolg is dat fabrikanten bijna onmogelijk contracten kunnen afsluiten met prijsverbintenissen op langere termijn. De risico’s hiervan zijn nu zo groot dat sommige fabrikanten besluiten helemaal geen zaken te doen. Of noodgedwongen de poorten sluiten, zoals Enveloppen-fabriek De Vroede in België heeft aangekondigd.

De uitdagingen

Niet alleen de levering van papier, maar ook van andere business supplies verloopt allesbehalve soepeltjes. Zo is MAUL, de Duitse leverancier van een breed palet van officeproducts, druk bezig de problemen het hoofd te bieden. ‘Wij hebben er de afgelopen jaren door de stijgende kosten een uitdaging bij, maar met de ontvangen overheidssteun in Duitsland, inzet van zogeheten ‘kurzarbeit’ en andere besparingen staan we er nog positief bij’, vertelt Kees Broekman, de Nederlandse vertegenwoordiger van MAUL. ‘Het probleem is wat breder dan alleen een gebrek aan of te late aanlevering van de grondstoffen. Ook de aanvoer van niet eigen productieartikelen of onderdelen kent vertraging door de transportproblemen vanuit andere landen en overzee. Verder hebben we te maken met stijging van de energiekosten en een sterke toename van de transportkosten binnen Europa. De organisatie, directie en medewerkers, is zich er terdege van bewust dat we nog een pittige periode kunnen verwachten met al deze uitdagingen.

De uitdagingen waar MAUL voor staat, als productiebedrijf, zijn erg breed. Broekman: ‘Wij werken al jaren met vertrouwde toeleveranciers en dat geeft het voordeel van een goede relatie, maar dat betekent nog steeds dat ook wij hard moeten trekken aan de beschikbaarheid van de juiste kwaliteit en aanlevering van grondstoffen. Dat de prijzen hiervan omhoogschieten is gevolg 1. Bijkomend probleem is dat toeleveranciers een prijs geven bij de bestelling, maar een andere prijs berekenen bij de levering van de goederen die drie of vier maanden vertraging kent. Dat maakt het lastig te calculeren. Wat wij importeren kent nu een levertijd van ongeveer zes maanden, wat normaliter max drie maanden was, en dan nog altijd onder voorbehoud van beschikbaarheid van containers en ruimte op de boot. Bovendien zijn de logistieke kosten enorm gestegen omdat MAUL begin 2021 besloot om de voorraad van een groot deel van het assortiment structureel te verhogen. Dit om de beschikbaarheid van de artikelen op niveau te houden, wat grotendeels is gelukt gedurende het afgelopen jaar en in 2022.’

Ook de kantoorinrichters als Markant ontspringen de dans niet. ‘Vooral de beschikbaarheid van grondstoffen, logistieke onbetrouwbaarheid en kosten in de aanvoer zorgen voor hoofdbrekens. Met name de beschikbaarheid van ruw materiaal is voor ons lastig in te schatten, waardoor je niet meer kunt werken met de gebruikelijke forecast’, zegt Jasper de Boer, contentmanager bij Markant Nederland.

Erwin Snoeker (Adveo): ‘We verwachten dat uiteindelijk iedereen in de keten een beetje moet betalen. Maar de grootste rekening komt ongetwijfeld bij de eindgebruikers terecht.’

De distributie

Verder in de supply chain komt de distributie soortgelijke beren op de weg tegen. ‘De levering van papier is nog steeds een grote uitdaging’, weet Dennis Albers, hoofd inkoop & category management bij Quantore. ‘Dit komt door de beperkte capaciteit in de markt en macro-economische uitdagingen, zoals beschikbaarheid Russisch hout, desinvesteringen in Rusland, beschikbaarheid van chauffeurs en stijgende energieprijzen. Dit is eigenlijk op alle papiersoorten van toepassing, zoals cutsize papier, hygiënisch papier en etiketten. De levertijden op cutsize papier lopen soms op tot zes maanden. We merken dat er in de supply chain eigenlijk geen flexibiliteit meer is om te reageren op schommelingen in vraag. Hiernaast zien we de laatste twaalf maanden enorme prijsstijgingen. Zo zijn de prijzen van hygiënisch papier explosief gestegen, maar de beschikbaarheid hiervan is nog wel beter dan bij cutsize.’

Dennis Albers (Quantore): ‘We merken dat er in de supply chain eigenlijk geen flexibiliteit meer is om te reageren op schommelingen in vraag ’Hoewel de papiermarkt misschien de grootste leveringsproblemen kent, ontsnappen andere productcategorieën er ook niet aan. ‘De supply chain of de aanlevering is verstoord’, stelt Erwin Snoeker, salesdirector Benelux/country director NL bij Adveo. ‘Eerst door de coronacrisis, nu door de lockdowns in Azië en de oorlog in Oekraïne. Dit is een situatie die we nog nooit eerder hebben meegemaakt. Prijsverhogingen komen elke dag binnen. De inkoopprijzen staan soms niet vast – pas op het moment van produceren kan men de prijs geven – en forecasts worden niet nagekomen. Dit betekent dat wij als Adveo extra voorraad moeten neerleggen om de voorraadproblemen zo veel mogelijk te bufferen voor onze partners. Gelukkig kunnen we en willen we dat zeker doen, daar waar mogelijk. Er worden ook zoveel mogelijk alternatieven op voorraad gelegd en de data worden gekoppeld.’

Volgens Snoeker zit het knelpunt niet bij het warehouse van Adveo. ‘Hier draait alles verder prima. Ons vaste logistieke team doet uitstekend zijn werk en we krijgen de orders dagelijks allemaal verwerkt. Maar dan komt de last mile de transporteur die ook met uitdagingen zit. Oekraïense chauffeurs zijn opgeroepen te komen vechten voor hun land en er is een chronisch personeelstekort bij de transporteurs. De last mile is erg afhankelijk van de uiteindelijke chauffeur die het pakketje of de pallet komt brengen. In december 2021 en januari 2022 hebben we een behoorlijke dip gehad in de leveringsperformance van de transporteur. Op dit moment is het weer op niveau, maar we houden het scherp in de gaten.’

Naast de dagelijkse prijsverhogingen op product-niveau, stijgen ook de logistieke kosten. Snoeker: ‘De transportkosten nemen toe door de brandstoftoeslagen en de achterliggende kosten bij de transporteur die omhoog zijn gegaan. De kosten voor levering zijn dus fors hoger dan vorig jaar. We verzoeken onze dealers om de doos meer gevuld te krijgen – dus de gemiddelde orderwaarde omhoog – zodat we hiermee qua efficiency wat terugwinnen met elkaar.’

Erwin Snoeker (Adveo): ‘We verwachten dat uiteindelijk iedereen in de keten een beetje moet betalen. Maar de grootste rekening komt ongetwijfeld bij de eindgebruikers terecht.

Beschikbaarheid en prijs

Deze vraagstukken kunnen een flinke impact op beschikbaarheid, levertijd en prijs hebben. De Boer: ‘Doordat wij een zeer goede voorraadpositie aanhouden kunnen we voor veel klanten de beschikbaarheid en levertijd houden, zoals men van ons gewend is. Met de geldigheid van offertes gingen wij altijd flexibel om, maar dit is helaas niet meer mogelijk. Ook hebben wij een tussentijdse prijsverhoging moeten doorvoeren.’ Broekman: ‘Naast de geschetste ontwikkelingen heeft de energiecrisis ook een grote invloed op de prijzen van de artikelen. Beschikbaarheid van de goederen is gelukkig nog relatief goed te noemen, uitzonderingen daargelaten, mede veroorzaakt door de hogere aantallen voorraad die wij hebben opgebouwd.

Broekman stelt dat de prijzen van alle artikelen absoluut niet meer te handhaven zijn door deze ontwikkelingen. ‘MAUL werkte voorheen altijd met jaarprijzen, maar in 2022 hebben wij per 1 juli een prijsverhoging doorgevoerd. Op artikelniveau wordt bekeken wat de impact van alle zaken is. Offertes kennen nu een veel kortere looptijd en voor private label artikelen gelden nu bijna dag- of maandprijzen.

De rekening

De grote vraag is wie uiteindelijk de rekening op het bordje krijgt. ‘Wij denken dat de eindgebruiker uiteindelijk de prijs gaat betalen. De kosten in de hele keten gaan immers omhoog’, stelt De Boer. Snoeker verwacht dat uiteindelijk iedereen in de keten een beetje moet betalen. ‘Maar de grootste rekening komt ongetwijfeld bij de eindgebruikers terecht. En dat elastiek is niet oneindig rekbaar. We zien uiteraard ook de inflatiecijfers en het consumentenvertrouwen – en dat zijn geen vrolijke cijfers. De consument zal dus op zoek gaan naar goedkopere producten en zal met name de producten met enige waarde, echt gaan afwegen.

Albers sluit zich hierbij aan. ‘Fabrikanten schuiven de rekening in de supply chain door via de groothandel naar de wederverkopers en eindgebruikers. De vraag is of consumenten een pak A4 papier van €10 gaan kopen of toch minder gaan printen. Bij hygiënisch papier speelt dit minder, want dit zijn vaak toch noodzakelijke artikelen. Probleem hier is wel dat door de enorme prijsstijgingen er een enorm carrousel van grijze import en prijsconcurrentie is ontstaan. Die prijsdruk heeft op zijn beurt weer impact op volumes.

Broekman vindt dat er ‘jammer genoeg geen keus is’, ‘MAUL heeft in 2021 geen prijsverhoging doorgevoerd en de hogere kosten voor eigen rekening genomen, mede in de verwachting dat 2022 zich positiever zou ontwikkelen op het gebied van alle kosten. Maar helaas heeft de wereld zich ‘negatief’ ontwikkeld en weten we nu allemaal wat eraan bijdraagt dat de kosten blijven stijgen. Hierdoor kun je als leverancier niet anders doen dan de prijzen van de artikelen te verhogen. De toekomst van vele bedrijven, en dus de banen, staan op het spel als je dit niet zou doen. De gebruikers – zakelijk of consument, jij en ik – krijgen dus de rekening gepresenteerd en ik ben bang dat de situatie de komende periode niet zal veranderen.

De toekomst

Wat is de aanpak om de dergelijke uitdagingen in de toekomst het hoofd te bieden? Zo is MAUL druk bezig met een heroriëntatie van de productie. Broekman: ‘We zijn naarstig op zoek naar en in gesprek met nieuwe productiepartners in Europa, voor de aanlevering van onderdelen. Op verschillende niveaus ligt een duidelijke visie en opdracht. We proberen antwoorden te vinden op de volgende vragen: van waar kunnen we het beste produceren en waar zitten de beste partners? We investeren de laatste jaren al veel in nieuwe eigen productiemachines voor onder meer klemborden en kunststofproducten. In dit hele proces is het aspect duurzaamheid een belangrijk onderdeel bij de keuzes die we gaan maken. Medio 2023 verhuizen en bundelen we de verschillende magazijnen en komt er een compleet nieuwe locatie voor het distributiecentrum in de nabijheid van het hoofdkantoor waardoor er weer ruimte vrijkomt voor eigen productie van goederen.’

Kees Broekman (MAUL): ‘We zijn naarstig op zoek naar en in gesprek met nieuwe pro-ductiepartners in Europa, voor de aanlevering van onderdelen.

Broekman meent dat een productiebedrijf als MAUL enerzijds meerdere uitdagingen binnen de organisatie heeft, maar anderzijds zijn dealers wel een groot stuk zekerheid geeft. ‘Je ziet dat Duitse ondernemingen als MAUL, ook nog een familiebedrijf, zich stabiel bewegen in de markt, keuzes maken die gericht zijn op de toekomst en behoud van banen. Bovendien bewegen ze actief mee met de duurzaamheidsontwikkelingen binnen Europa. Een van de acties van Markant is om de keten onder de loep te nemen. De Boer: ‘Wij proberen de keten van grondstof naar eindgebruiker zo kort mogelijk te houden, waardoor we meer grip hebben op levertijden en kosten. Daarnaast kijken we in de fase van productontwerp kritisch naar de gebruikte grondstoffen en beschikbare alternatieven. Door de ruime buffer kunnen we veel producten gewoon uit voorraad met eigen logistiek leveren. In de verkoop houden we rekening met de beschikbare voorraad. Dit doen wij door op onze website duidelijk te tonen welke producten op voorraad liggen en voor ingelogde klanten zelfs aantallen te tonen. In onze ontwerpen voor klanten kunnen wij hier ook rekening mee houden. We hebben ondervonden dat de eindklant inmiddels zelf weet hoe de problematiek in elkaar steekt en accepteert een langere levertijd op speciaal voor de klant geproduceerd meubels.’

Quantore zoekt het in een nauwere samenwerking. Albers: ‘Tot nu toe hebben we nog meer en beter de samenwerking gezocht met fabrikanten om in beschikbaarheid van papierassortimenten te ondersteunen. Ons primaire doel is om continuïteit te borgen. We zijn hier redelijk in geslaagd, maar dit blijft een grote uitdaging.’

Adveo gaat nog korter op de bal spelen. Snoeker: ‘Na de coronaperiode, waar we heel agile mee om zijn gegaan, komt er dus nu een nieuwe fase van echt ondernemen en opletten. We zitten er bovenop en overleggen heel veel met onze partners hoe we dit het beste kunnen aanpakken. We hebben bijvoorbeeld aparte werkgroepen geformeerd die over de deelgebieden praten, zowel intern als extern. Daarnaast kijken we goed naar andere branches en proberen we, als groothandel in business supplies, zoveel mogelijk de uitdagingen te bufferen voor onze partners. Los daarvan is er veel potentieel in de markt voor onze partners en die willen we graag samen verder aanpakken.’

10 tips voor de inkoper

Robert Driessen, directeur van Buynamics, maker van data driven purchasing tools, heeft een nuchtere kijk op de huidige inflatie. ‘Prijzen gaan omhoog en omlaag, dat zal altijd zo zijn. In sommige situaties is dit extreem, zoals nu het geval is. Maar hoe je hiermee om moet gaan, blijft eigenlijk altijd hetzelfde.

Driessen heeft 10 tips voor iedere inkoper:

1. Het is belachelijk om nieuwe prijzen voor een komende periode te baseren op de (hoge) prijs van één bepaald moment, kijk eerst naar de trendlijn.
2. Ga altijd een eind terug in de tijd om de huidige prijs in perspectief te plaatsen.
3. Snijd de grafiek gerust af in je eigen voordeel (verkoop, je tegenpartij, zal hetzelfde doen).
4. Wees slim: speel met het gebruik van moment A, moment B of neem het gemiddelde (verkoop, je tegenpartij, zal ook hier hetzelfde doen).
5. Zet het aandeel van materialen in verhouding tot de totale prijsstop-bouw, zoals overhead, energie, kantoorkosten en winstmarge.
6. Betaal niet de prijs uit een of andere notering, maar sluit een deal op x % minder. Jij (en je leverancier) wilt het namelijk beter doen dan de markt.
7. Controleer of er andere materialen bij je assortiment betrokken zijn en ga niet alleen uit van de input van je leverancier.
8. Meet de impact door prijzen te combineren met je afname (je koopt niet alles wat de leverancier produceert).
9. Maak de impact absoluut en bereken de impact in echt geld.
10. Als je een verhoging moet aanvaarden (bijvoorbeeld bij onvoldoende beschikbaarheid), bevries dan de datum en maak ook direct afspraken over de toekomst. Want wat omhooggaat, gaat namelijk ook weer omlaag.

‘De beperkte beschikbaarheid van materialen en goederen, maken de situatie natuurlijk complexer. Maar ook hier is het, zoals eigenlijk altijd, zaak om de relatie tussen klant en leverancier als uitgangspunt te nemen. Hoe ligt de wederzijdse afhankelijkheid, welk (toeleverings)risico speelt er, wat zijn je alternatieven, is er sprake van veel of weinig waarde en is de relatie gebaseerd op lange- of korte termijn?’, stelt Driessen.

Driessen tot slot: ‘Beschikbaarheid van goederen is de primaire taak van een inkoper. Daarnaast is het aan de inkoper om juiste prijzen te betalen (in die volgorde). Het is te makkelijk om te zeggen dat je als inkoper niets kunt doen aan de ontstane situatie. Onderhoud jij matige relaties, heb je nauwelijks alternatieven en koop je vooral ‘lekker goedkoop’ in het Verre Oosten, dan ben je toch echt zelf de oorzaak van de meeste problemen die er nu spelen.’