De grootste voorstanders van een papierloos kantoor zijn werknemers in de informatie- en communicatiesector. 27 procent van hen stelt dat hun kantoor prima kan functioneren zonder printer. De printerafhankelijkheid is daarentegen het hoogst in het onderwijs. Slechts vier procent van de ondervraagden werkzaam in deze sector, stelt zonder printer te kunnen. “Ik snap dat kleurplaten en knutselwerkjes vaak nog geprint worden, maar voor de rest van de organisatie kan alles heel goed digitaal, van leerlingvolgsystemen tot de HR-afdelingen in het onderwijs”, zegt Jortijn Bijl van AFAS Software.
Papierloze toekomst
Op het gebied van digitalisering zijn er het afgelopen decennium forse stappen gezet in de richting van een papierloze toekomst. Tot een paar jaar geleden konden veel mensen zich niet voorstellen ooit zonder papieren agenda te kunnen. Toch blijk uit het onderzoek blijkt dat maar liefst twee derde van de ondervraagden de voorkeur geeft aan een digitale agenda boven een papieren variant. Wederom is de onderwijssector hierin de grootste papierliefhebber; slechts een krappe meerderheid van de ondervraagden werkzaam in deze sector gebruikt liever hun digitale agenda (54 procent). Jortijn: “De komst van de smartphone zorgde ervoor dat de consument zijn of haar (werk)computer overal mee naartoe kon nemen. De agenda die voorheen alleen op de lap- of desktop kon worden aangepast, was ineens overal en direct inzichtelijk. Als mensen nog niet volledig digitaal werken is dat vaak niet uit onwil, maar omdat de processen er nog niet op ingericht zijn. De technologie is er al. Het kan wel zijn dat je hiervoor bepaalde processen eens goed moet herzien. Door in te zetten op gebruiksvriendelijkheid en -gemak, maak je veranderingen écht onweerstaanbaar.”
Nadelen
Een papierloos kantoor leidt automatisch tot meer digitalisering op de werkvloer. Dit heeft volgens veel ondervraagden ook een andere kant. Zo zegt een op de vijf ondervraagden weleens het gevoel te hebben dat hun baas hen digitaal in de gaten houdt. Eerder bleek al dat zij door een wildgroei aan IT-systemen makkelijker bestanden kwijtraken. “Volledig digitaal werken is niet de heilige graal, maar wel een mooie kans om processen te herzien en efficiënter, maar vooral gebruiksvriendelijker in te richten. Het lijkt me overigens dat er sowieso niet een hele goede cultuur is als de baas behoefte heeft om haar werknemers digitaal te bespieden, dat gaat goede software waarschijnlijk ook niet veranderen”, aldus Jortijn. Ondanks alles lijkt de meerderheid van de respondenten weinig (digitale) geheimen te hebben voor hun werkgever. Zo stelt 57 procent dat de werkgever te allen tijde de browsergeschiedenis van al hun zakelijke apparaten (telefoon/computer/tablet) mag bekijken.
