Leden Advies Raad betrekt Quantoreleden nauwer bij besluitvorming

Eind vorig jaar stelde Quantore een Leden Advies Raad (LAR) in om leden meer te betrekken bij de organisatie. Deze behoefte leefde bij een groep leden die meer invloed wilden uitoefenen rond besluitvorming over beleid aangaande interne concurrentie en de snel veranderende markt. De voelhorens van de LAR en zijn advisering aan het management zijn een meerwaarde voor Quantore en versterken de marktstrategie van de coöperatie. LAR-voorzitter Peter Hoogerwerf legt de rol en het belang van het nieuwe orgaan uit.

Peter Hoogerwerf (Hoogerwerf Projectmanagement en -inrichting) is vanaf het begin nauw betrokken geweest bij het ontstaansproces van de Leden Advies Raad (LAR). ‘Zo’n twee jaar geleden, tijdens de naweeën van de coronatijd, was er enige onrust onder de Quantore-leden. Dat betrof vooral zorgen over de interne concurrentie in relatie tot de marktveranderingen. Er is toen een groep verontruste leden opgestaan, waaronder ikzelf, met de wens om wat meer invloed uit te oefenen bij dergelijke ontwikkelingen. We kregen gehoor bij de directie en zodoende werd de Leden Advies Raad (LAR) in het leven geroepen. De eerste officiële bijeenkomst vond begin dit jaar plaats en tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV) dit voorjaar is de LAR geïnstalleerd.’

Grote rol Quantore voor leden

De LAR bestaat uit twintig leden. Hiervoor heeft een commissie de leden voorgedragen, zodat de raad een goede afspiegeling is van het ledenbestand van Quantore. Er zitten zowel e-tailers en winkeliers, als B2B-leden in, van grote tot kleine ondernemingen.

Hoogerwerf: ‘We geven advies aan de directie over beleidsmatige zaken vanuit het gezichtspunt van de leden. Voorheen moest de directeur (Arnold Theuws, red.) al onze belangen behartigen, inschatten en wegen. Nu verloopt dit beter in een open structuur waarbij de leden zelf argumenten inbrengen.’

Quantore is de afgelopen tijd flink gegroeid door marktomstandigheden en andere factoren. ‘We zijn altijd al een belangrijke speler geweest en zijn het nu nog steeds. Het is een heel grote onderneming, die ooit is begonnen om gezamenlijk in te kopen. Ondertussen speelt Quantore een veel grotere rol voor haar leden, want er zijn allerlei diensten bijgekomen op het gebied van logistiek en distributie. De coöperatie is niet alleen meer je inkooppartner, er zijn genoeg ondernemers die er volledig op leunen. Daarom is het belangrijk dat leden hierbij echt betrokken zijn.’

Goed bereikbaar en zichtbaar

Anders dan bij een echte ledenraad, die beslissingen neemt namens de leden, adviseert de LAR alleen. Hoogerwerf: ‘Als de directie afwijkt van onze adviezen, moet die dat uitleggen aan de leden. De algemene ledenvergadering blijft in die zin het hoogste orgaan. Dat is op zich wel een mooie constructie, want dat betekent dat je echt op samenwerking bent gericht. Alles is nog nieuw voor de LAR met nieuwe onderwerpen en vraagstukken, maar ook de directie doet dit voor het eerst. Het is voor beide partijen nog wennen, maar het gaat de goede kant op. Belangrijk voor leden is dat ze weten dat we bestaan en namens hen advies geven. Daarbij moeten we wel met onze voeten in de klei blijven staan. We zijn hiermee aan het werk door goed bereikbaar en zichtbaar te zijn. Dit is een heel sterk punt van Quantore want het is de enige leverancier waarbij je als afnemer zelf invloed hebt.’

De bedoeling is dat de LAR zes keer per jaar bij elkaar komt, waarbij afhankelijk van het jaargetijde bepaalde onderwerpen aan de orde komen. ‘Het kan gaan om de logistiek, de begroting, de jaarcijfers of specifieke onderwerpen die spelen. Dat zijn soms complexe zaken, zoals hoe je als Quantore kosten gaat toerekenen aan leden en hoe je leden bindt. Het is eigenlijk ook een leerproces voor ons geworden. Op elke bijeenkomst praat het management ons bij over een bepaald onderwerp. Zo krijgen we de volgende keer van alles te horen over duurzaamheid en communicatie.’

Middenin de markt

De LAR kan op twee manieren tot adviezen komen. ‘Het kan zijn dat we een adviesaanvraag krijgen vanuit de directie. Zo van: er speelt een onderwerp, wat vinden jullie ervan? Daarnaast adviseren we ook de Quantore-leden als er vanuit het ALV een beslissing genomen moet worden, omdat de LAR zich hierin verdiept heeft. Dit is de ene kant, waarbij het initiatief bij de directie ligt. Anderzijds geven we ook ongevraagd advies over vraagstukken die bij de leden leven.’ Hoogerwerf haalt een item aan dat momenteel actueel is. ‘Vanuit Quantore wordt er een SWOT-analyse gemaakt van de sterke en zwakke punten en de kansen en bedreigingen. Wij, de leden, zitten in de markt en communiceren met de eindgebruikers. Dan is het van belang dat we vanuit dat gezichtspunt advies geven. We zitten hier nu middenin en ik ben benieuwd hoe dat uitpakt. Tot nu toe is het een enorm enthousiaste groep leden die met deze thema’s bezig is. Ook voor de directie is het anders werken, want zij moet nu meer vragen beantwoorden en uitleg geven over zaken die voorheen wellicht vanzelfsprekend waren.’

De LAR heeft zich verder georganiseerd om goed beslagen ten ijs te komen. ‘We hebben rond specifieke onderwerpen als logistiek of QIS-systeem commissies ingericht, zodat een beperkt aantal mensen daar echt kennis van heeft. Dat zijn complexe vraagstukken waar je tijd in moet stoppen. Dan is het fijn dat een groep leden dat graag doet.’

‘Een van de grootste opgaves is om elkaar op de juiste wijze te blijven versterken’

Uitdaging

De LAR heeft ook een rol bij de diverse regionale ledenbijeenkomsten. ‘Hier zijn we aanspreekbaar, kunnen we uitleggen wat we namens de leden hebben geadviseerd en met welke zaken we bezig zijn. We moeten ervoor zorgen dat de LAR blijft leven en er is voor de leden als er echt een probleem is. Het is belangrijk dat we onze stem blijven behouden, want er gebeurt zoveel in de markt en de wereld.’

In dit kader snijdt Hoogerwerf het vraagstuk van een veranderende organisatie en dito marktpositie aan. ‘Er zijn veel ontwikkelingen in de markt. In het begin was Quantore een organisatie met gelijkvormige leden die gezamenlijk belangen hadden en een gezamenlijke operatie opstartten. Door de jaren heen is het hele distributielandschap veranderd. Dat had ook invloed op Quantore, waar concurrentie tussen leden is ontstaan. Het is een uitdaging om daar op een goede manier uit te komen. Een van de grootste opgaves is om elkaar op de juiste wijze te blijven versterken.’

Hij wil tot slot kwijt dat de LAR open wil staan voor alle Quantore-leden. ‘Weet dat we er zijn en benader ons gerust met zaken die spelen. We zijn niet het afvoerputje van alle klachten, maar staan open voor strategische ideeën en vragen van de leden. We hebben een communicatiecommissie en stellen per regio een aanspreekpunt in voor leden en potentiële leden. Ik denk dat Quantore extra wordt versterkt met de LAR.’

Lees ook: Verbinden, versterken en verduurzamen centraal op Quantore Relatiedag