Uit onderzoek van Veenman, specialist op het gebied van documentmanagement, informatievraagstukken en visual solutions, blijkt dat organisaties zich dat nog onvoldoende realiseren: zij denken nog steeds dat de grootste bedreigingen voor de informatieveiligheid van buiten komen.
De belangrijkste conclusie van het onderzoek is echter dat de grootste bedreigingen van binnenuit komen: onveilig gedrag van medewerkers en het ontstaan van ‘zwerfinformatie’. ‘Zwerfinformatie’ ontstaat als informatie fysiek of digitaal gaat rondslingeren als gevolg van de ondoordachte manier waarop mensen in hun werk met informatie omgaan.
Wilco van Bezooijen, algemeen directeur van Veenman: “Uit ons onderzoek blijkt dat ondanks alle aandacht die de afgelopen jaren aan security is besteed mensen zich nog steeds nauwelijks bewust zijn van de waarde van informatie en van de onveilige manier waarop zij daarmee omgaan. De uitdaging is om dit onbewust onbekwame gedrag om te zetten in onbewust bekwaam gedrag: veilig omgaan met informatie, zonder er over te hoeven nadenken.”
Het rapport ‘Zwerfinformatie – Zonder omwegen goed en veilig werken met informatie’ is in opdracht van Veenman uitgevoerd in het najaar van 2016. In het onderzoek is gekeken naar: bewustzijn van mensen (kennen zij de waarde van informatie en van mogelijke gevaren?), het gedrag van mensen (vertonen zij het juiste gedrag als het om veiligheid gaat?) in combinatie met de techniek (beveiligingssoftware en –hardware).
Waarde van informatie
Veilig omgaan met informatie wordt allereerst in de weg gestaan doordat medewerkers hun onveilige gedrag als privé informatieconsument meenemen naar hun werk. Verder signaleert het onderzoek dat bestanden net water zijn: ze volgen de weg van de minste weerstand. Mensen willen gemakkelijk hun werk kunnen doen en zonder drempels of beperkingen informatie uitwisselen. Ze zijn zich echter niet bewust van de informatiewaarde en het informatiespoor dat ze achterlaten en hoe anderen hier misbruik van kunnen maken.
Bij ruim de helft van de respondenten zijn medewerkers zich er niet van bewust dat ze met concurrentiegevoelige informatie werken. Zij staan er niet bij stil (36%) of beseffen niet dat de informatie waarmee ze werken of waartoe ze toegang hebben voor anderen van waarde kan zijn (17%).
Wilco van Bezooijen: “Zwerfinformatie is een symptoom van de manier waarop mensen met informatie omgaan. Ga na of de applicaties die medewerkers gebruiken hun specifieke informatiebehoeften goed ondersteunen. Zo niet zullen zij ‘workarounds’ bedenken om de officiële, goed beveiligde werkwijzen te omzeilen. Achterhaal welke ‘workarounds’ dat kunnen zijn, waarom medewerkers daar gebruik van maken en welke risico’s dit met zich meebrengt. Op basis daarvan zijn dan de juiste aanpassingen door te voeren. We zien zwerfinformatie ook aan de outputkant, het ‘einddocument’, zoals de print, de factuur of aantekeningen op flipovers. Dit is vrij eenvoudig op te lossen door bijvoorbeeld een printmanagementbeleid in te stellen.”
Het volledige rapport is te downloaden via www.zwerfinformatie.nl.
