Minimaal enkele dagen per week thuiswerken, inkrimpen van kantoorruimte. Hygiëne- en luchtreinigende maatregelen op de werkvloer. Het zijn de voor de hand liggende zaken waar je over hoort als het gaat over de terugkeer naar kantoor die voor de deur staat.. Maar welke innovaties en veranderingen broeden er onder de oppervlakte? We zetten ze op een rij.
Een jaar geleden alweer bereidden facility- en office managers zich voor op op de terugkeer naar kantoor. Ze sleepten bureaus twee meter uit elkaar, plaatsten er plexiglasbarrières tussen, de vloeren werden voorzien van eenrichtingspijlen, stoelen verwijderd uit vergaderruimten en er kwam een plan om de terugkeer naar kantoor te reguleren. En toen….bleef het stil, want de regel om thuis te werken bleef gewoon van kracht. En al die tijd werd thuiswerken steeds normaler, en het bleek ook goed te werken. Maar vroeg of laat, en waarschijnlijk dit najaar, mogen we weer terug naar kantoor. Naast bovenstaande maatregelen staan er ook een aantal innovaties te trappelen om het werken na corona efficient te doen verlopen. Hieronder een opsomming.
Flexibele en verplaatsbare werkplekken De gemeenschappelijke ruimtes worden vergroot en uitgerust met meubels die kunnen worden verplaatst als de behoeften veranderen. Leveranciers van kantoormeubilair zien een sterke interesse in mobiele tafels, verrijdbare trollies en scheidingswanden. In veel gevallen worden persoonlijke bureaus vervangen door “hoteling” -werkplekken, ook wel hot desks genoemd, die kunnen worden gebruikt door iedereen die een plek nodig heeft om een dag lang te werken.
Hologrammen in vergaderruimten
Ook vergaderruimten krijgen letterlijk en figuurlijk een nieuwe dimensie. In het verleden waren deze plekken gebaseerd op het idee dat mensen er persoonlijk bijeenkwamen. Het belang van een groot scherm aan de muur is veel groter voor presentaties of om een hybride meeting te organiseren, waarbij de helft vanaf locatie inlogt. Bedrijven vragen zich af hoe ze deze externe groep dezelfde mogelijkheid kunnen geven om deel te nemen als degenen die fysiek aanwezig zijn. Er zijn zelfs al testen rond het gebruik van kunstmatige intelligentie om holografische weergaven op te roepen van werknemers op locatie, die zo toch pseudo-fysiek aanwezig kunnen zijn. Toename van schermen
Er komen meer schermen en ook op meer plekken.. Vergaderruimte wordt omgevormd tot ruimtes voor hybride overleg. De compacte cellen om in afzondering te kunnen bellen worden ook voorzien van een scherm voor videomeetings. En een scherm in de koffiebar of in een zithoek zou de aanwezigen in staat kunnen stellen virtueel samen te komen voor een latte of lunch met collega’s die op afstand werken. Met de helft van het personeel thuis en de resterende helft op kantoor, zullen visuele samenwerkingshulpmiddelen die verspreide teams kunnen verenigen overal op de werkplek opduiken. Het gaat dan om tools die co-creatie en innovatie mogelijk maken, zoals verbonden whiteboard-apparaten. Denk aan connected whiteboards zoals Google’s Jamboard, Microsoft’s Surface Hub en Samsung’s Flip of dichter bij huis de producten van Legamaster.
Handsfree rondlopen
In toenemende mate wordt het lopen door een kantoorgebouw een handsfree ervaring, geholpen door mobiele apps, sensoren en spraakbediening, zelfs nadat de onwil om oppervlakken aan te raken afneemt. Met sensoren kunnen werknemers een deur openen en een lift oproepen met een enkel handgebaar. Er zijn zelfs voetpedalen om liften te activeren. Knoppen op muren buiten toiletten kunnen met een elleboog worden ingedrukt, waardoor het niet nodig is de deurgrepen aan te raken.
Luchtkwaliteit
Het coronavirus heeft de aandacht volop gevestigd op de luchtkwaliteit. Buitenruimten – daken, terrassen en binnenplaatsen – waren populair vóór de pandemie en zijn meer geworden naarmate frisse lucht niet langer een lekkernij is, maar een noodzaak. Koel en ventilatiesystemen worden kritisch onder de loep genomen en aangepast om de hoeveelheid buitenlucht die naar binnen wordt gepompt te vergroten. Ook filters om kleinere deeltjes in de lucht op te vangen worden verbeterd of toegevoegd.
Spraaktechnologie
Spraaktechnologie kreeg nooit een voet tussen de deur op kantoor. Maar de behoefte aan veiligere, contactloze interactie met applicaties leidt hier tot hernieuwde belangstelling. Spraak gestuurde technologie zal worden gebruikt om op een meer intuïtieve manier
diensten in het gebouw aan te vragen, variërend van het bestellen van koffie tot het boeken van een kamer. Werknemers kunnen ook spraakassistenten verwachten in gedeelde ruimtes zoals vergaderruimten, kantoorlobby’s en liften. En mogelijk ook voor het bedienen van deuren en liften.
Planning van ruimten
Om ervoor te zorgen dat kantoorruimte efficiënt wordt gebruikt, zullen werkgevers digitale tools bieden waarmee het personeel de beschikbaarheid van ruimte in vergaderruimten, werkplekken of zelfs parkeerplaatsen kan zien én reserveren.
Smart kantoren
Om werknemers ervan te stimuleren naar kantoor te komen, zullen bedrijven kantoren bieden die meer bieden dan thuiswerken. De verwachting is dat meer kantoren slimme technologie zullen gebruiken die de kantooromgeving gedurende de dag aanpast om de productiviteit en het welzijn van werknemers te verbeteren. Zo kan het boeken van een vergaderruimte leiden tot een toename van de luchtstroom op basis van de geplande bezetting; en slimme LED’s kunnen de verlichting automatisch aanpassen op basis van de temperatuur, daglichtniveaus of bioritmen van gebruikers. Gewapend met nieuwe gegevens en inzichten, zullen werkgevers in staat zijn om de werknemerservaring te optimaliseren, de productiviteit te verhogen en werknemers terug te halen naar kantoorgebouwen.
Monitoring van de werknemers
Nu de geestelijke gezondheid bij veel bedrijven hoog in het vaandel staat, zullen tools die het welzijn van werknemers beoordelen en stimuleren een hoge vlucht nemen. Denk aan functies die de gemoedstoestand maar mogelijk ook de productiviteit van werknemers volgen. Zo kan AI-technologie worden ingezet om het sentiment van werknemers te volgen, bijvoorbeeld via hun schriftelijke communicatie of zelfs via hun gezichtsuitdrukkingen. Evenzo kunnen tools de activiteiten bijhouden, zoals tijd besteed aan oproepen, vergaderingen of buiten kantooruren werken. Dergelijke monitoring neigt natuurlijk naar controle over de werknemer die op veel weerstand kan stuiten van werknemers. Zo was er onlangs veel ophef over de installatie van software door bedrijven om de productiviteit van de thuiswerkers te monitoren.
De opkomst van de robotmedewerker
Fe COVID-19-pandemie heeft het potentieel voor machines om menselijk werk uit te voeren alleen maar versneld – niet alleen in fabrieken, maar ook in toenemende mate op werkplekken. VVolgens experts zullen meer robots worden ingezet om taken uit te voeren zoals gezondheidsmonitoring en schoonmaak, huishouden, voedseldiensten en betalingen, vooral in zwaar getroffen industrieën zoals horeca. Deze nieuwe rollen reiken verder dan het gebruik van robots en automatisering in de thuis- en bezorgnetwerken die in 2019 werden voorspeld. Terwijl robots het kantoor binnenkomen, verwacht Gartner zelfs dat HR-afdelingen binnenkort zullen uitbreiden met middelen die specifiek zijn bedoeld voor het geautomatiseerde personeelsbestand. Tegen 2025 zouden ten minste twee van de tien grootste wereldwijde retailers hun HR-afdelingen opnieuw hebben ingericht om aan de behoeften van hun nieuwe robotmedewerkers te voldoen.
