Met de aanbesteding circulaire kantoorinrichting koos de rijksoverheid bewust voor een aanjagersrol op duurzaamheidsgebied. Dat heeft, mede door de omvang van de opdracht, de markt flink in beweging gebracht. Rijkswaterstaat is als categoriehouder eindverantwoordelijk voor de opdracht. De ervaringen die Rijkswaterstaat en markt samen opdoen, worden meegenomen in nieuwe aanbestedingen. ‘Tijdens het traject leer je steeds bij.’
Overheid en bedrijfsleven willen dat de Nederlandse economie in 2050 circulair is. Dat kantoorinrichting bij de Rijksoverheid in deze transitie vooroploopt, heeft ook een simpele reden, vertelt Tamara van Vastenhoven, categoriemanager Werkplekomgeving bij Rijkswaterstaat en hoofdverantwoordelijk voor de rijksbrede inkoopstrategie en resultaten van de categorie. ‘We wisten al langer dat we richting minder kantoren en minder kantoormeubilair gingen. Dat maakt het logisch om, voor zover dat kan, te stoppen met nieuwe inkoop en te gaan werken met meubilair dat overtollig raakt.’ De met afstand grootste aanbesteding op dit gebied in Nederland werd in 2017 onderverdeeld in vier percelen en vier raamovereenkomsten; in 2018 volgde nóg een overeenkomst. Deze contracten gelden maximaal voor tien jaar, met tussentijdse verlengingen na drie, zes en acht jaar. Dit geeft zowel de overheid als leveranciers tijd om dit pionierswerk goed op de rails te krijgen. ‘Leveranciers krijgen te maken met een andere inrichting van hun werk. Niet lineair, maar circulair’
Ambities
‘‘Bij contracten van 4 jaar zorgen leveranciers er vaak vooral voor dat ze zich aan de afspraken houden’, stelt Hans Bloemendaal, sustainability manager bij NowyStyl, uitvoerder van de raamovereenkomst met onder andere Rijkswaterstaat. ‘In deze overeenkomst ben je samen iets aan het opbouwen. Je beweegt met elkaar mee, overlegt met elkaar over de knelpunten en vergroot je ambities wanneer zich daar kansen voor aandienen.’ Marieke van Weerdhuizen is contractmanager Rijkscategorie Werkplekomgeving Kantoorinrichting bij Rijkswaterstaat en verantwoordelijk voor het contract en leveranciersmanagement van de categorie. Ze beaamt volmondig dat de samenwerking wordt gezocht met de leveranciers. ‘Vanaf het begin stellen we eisen en verwachten we resultaten. Maar we zoeken wel gezamenlijk naar de beste weg om dat te bereiken.’
Circulariteitseisen
Vooral aan het begin van die weg ligt een aantal hobbels, weet Van Vastenhoven: ‘In de beginperiode hebben we bijvoorbeeld duidelijke afspraken gemaakt over wat wel en niet herbruikbaar is, en de verwachte opleverkwaliteit van een refurbished meubelstuk. Als daar niet aan voldaan kan worden, kom je niet onder nieuwkoop uit. Daar stellen we dan vanzelfsprekend wel de hoogste circulariteitseisen aan.’ Leveranciers krijgen te maken met een andere inrichting van hun werk. Niet lineair, maar circulair. Dit brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, waar Van Vastenhoven zeker begrip voor heeft. ‘Het vergt absoluut wat van onze leveranciers. Denk aan een systeemverandering, wat ertoe kan leiden dat een bedrijf nieuwe investeringen moet doen. Maar we hanteren wel een gouden regel: een refurbished kantoormeubel mag nooit meer kosten dan nieuw meubilair. In de praktijk zien we dat dit ook goed haalbaar is voor de leveranciers.’
Leveranciers krijgen te maken met een andere inrichting van hun werk. Niet lineair, maar circulair. Dit brengt nieuwe uitdagingen met zich mee.
Van ladenblok naar locker
Wat er over tien jaar bereikt moet zijn, is niet exact vastgelegd. Uitgangspunt is wel dat aankoop van nieuwe kantoorinrichting dan nog maar sporadisch nodig is en het gebruik van primaire (eindige) grondstoffen richting de 0% gaat. ‘Kantoren zijn dynamisch’, stelt Van Weerdhuizen. ‘Het worden steeds meer plekken om bijeen te komen: iets wat door corona alleen nog maar versterkt wordt. De vaste bureauplekken worden steeds meer vervangen door flexplekken. Daardoor verandert de inrichting en moet je inventief blijven om de circulariteit te waarborgen. We hebben nu bijvoorbeeld een leverancier die van de overbodig geworden ladenblokken lockers kan maken. Dat is geweldig.’ ‘Het is een prachtige uitdaging om samen te werken met een opdrachtgever die een voortrekkersrol vervult en een hoog ambitieniveau heeft’
Schaalgrootte
Door deze grote aanbestedingen heeft de rijksoverheid de markt flink in beweging gezet. Dat merkt ook Rick Veenendaal, manager circulaire economie bij Gispen. ‘In 2017 zijn twee raamovereenkomsten aan ons gegund. Met name door de schaalgrootte heeft dat bij Gispen zeker voor een verschuiving gezorgd. Omdat nu een flink groter deel van onze omzet circulair is, kost het me geen enkele moeite meer om medewerkers hierin mee te krijgen.’ Frans Schelen, sales manager bij Ahrend en uitvoerder van de raamovereenkomst met de Belastingdienst, vult aan: ‘Het is belangrijk om bij het begin van het contract samen de standaarden af te spreken van waaruit je gaat werken. Voor ons is het een prachtige uitdaging om samen te werken met een opdrachtgever die een voortrekkersrol vervult en een hoog ambitieniveau heeft.’
Steeds bijleren
De raamovereenkomsten gingen in 2017 en 2018 van start. De ervaringen die de afgelopen drie jaar zijn opgedaan, worden weer meegenomen in nieuwe aanbestedingen. Van Weerdhuizen: ‘Tijdens het traject leer je steeds bij. Je ontdekt wat goed werkt en wat minder. Waar bijvoorbeeld in de contracten uit 2017 leveranciers verantwoordelijk waren voor alle verschillende producten binnen de kantoorinrichting, hebben we nu in een nieuwe aanbesteding sterker naar specialisten gezocht. Zoals een stoelenfabrikant die zijn markt tot in de vezels kent en perfect weet wat de mogelijkheden zijn voor het verbeteren van hergebruik en het verlengen van de levensduur van die specifieke producten.’
