Veel beweging en dynamiek rond healthy office

Gezondheid en welbevinden op de werkplek, wel of niet op kantoor werken. Vraagstukken die de gemoederen in de branche flink bezighouden. Zoveel bedrijven, zoveel policies op dit gebied. Corona zwengelde de aandacht voor het spraakmakende thema nog meer aan. Wat te doen nu we weer normaal naar kantoor gaan en er meer files staan dan in 2019? Er vallen nog genoeg stappen te maken, vooral in de samenwerking van overheid, bedrijfsleven en leveranciers. Vijf branchegenoten debatteren over deze problematiek, met Joost Heessels als moderator.  

Joost Heessels: ‘De afgelopen paar jaar is er heel veel gebeurd rond de werkplek. In 2020 moest ineens iedereen thuis gaan werken wegens corona. Hoe lang dat ging duren wist eigenlijk niemand, maar het nam uiteindelijk een behoorlijke periode in beslag. Vervolgens vroegen bedrijven zich af wat te doen als mensen weer terug gaan naar kantoor. Inmiddels is het zover dat iedereen weer terug mag naar kantoor. En als je de files door de week ziet, dan denk je dat ook iedereen dat massaal doet. Wat is er de afgelopen drie jaar veranderd in de markt waarin jullie actief zijn? 

Henk Smit (Humanscale): ‘Na de roemruchte toespraak van Mark Rutte in maart 2020, toen iedereen thuis moest blijven, stortte de vraag in. En dat werd ook niet gecompenseerd door de vraag naar ergonomische producten voor de thuiswerkplek. Onze producten, die in een premium marktsegment zitten, worden niet aangeschaft door mensen voor thuis. Vorig jaar hebben we echt een inhaalslag gehad, toen mensen weer naar kantoor gingen en allerlei projecten weer op gang kwamen. Op dit moment hebben we een andere situatie in de markt, waardoor er weer andere factoren een rol spelen in vraag en aanbod.’ 

Tom van Maris (BakkerElkhuizen): ‘‘Als pioniers in de wereld van ergonomie waren we altijd al wel bezig met mobiel werken en hebben we verschillende laptophouders ontwikkeld. Dus toen het thuiswerk echt opkwam, hebben wij er wel profijt van getrokken. Maar ondertussen is de markt van aanbieders van laptophouders en andere accessoires enorm gegroeid. Zat je destijds hierop te googlen, kreeg je 20 verschillende modellen laptophouders. Als je het woord nu intoetst, dan heb je wel 100 modellen. Ik herinner me de afgelopen jaren echter als een enorme dynamische tijd, met ook heel veel onzekerheid. Nu ben ik benieuwd hoe organisaties omgaan met het dilemma van wel of niet op kantoor werken.’ 

Björn Bakker (Vepa): ‘Vepa is wat meer gericht op de (nieuw)bouw. Toen corona uitbrak kwam de bouw, in tegenstelling tot ongeveer alle andere sectoren, niet stil te liggen. In tegendeel eigenlijk. En al deze nieuwe gebouwen moesten ook ingericht worden. De vraag was wel: hoe gaan we eigenlijk inrichten Onze interieurstudio moest opeens aan de slag met coronaproof inrichtingen. Dat was anders dan wat we gewend waren, maar heel leerzaam. Je zag echter een tweespalt. Enerzijds bedrijven die zeiden dat ze nooit meer massaal naar kantoor gaan en het personeel bijna alleen maar thuis liet werken, dus zo min mogelijk werkplekken op kantoor. Anderzijds, bedrijven die in die tijd flinke groei doormaakten, zoals ICT, lieten de inrichtingsprojecten gewoon doorgaan. Of je had organisaties die besloten het kantoor aan te pakken, terwijl de medewerkers thuiswerkten. Voor thuiswerkplekken hadden we ook wel klanten, maar die waren vaak beperkt in het budget. Hier moesten dus keuzes gemaakt worden en deze viel niet altijd direct op een werkplek, maar bijvoorbeeld op een bureaustoel. Het is dan ook niet per definitie zo geworden dat iedere medewerker twee werkplekken had.’ 

Anouk Van Berkel (Fellowes): ‘We zagen een enorme verschuiving in de mix van producten die we leveren. Er werd inderdaad enorm veel gezocht naar laptophouders en die hebben we dan ook veel uit voorraad verkocht. Bepaalde retailbedrijven speelden erg goed in op de thuiswerker, zoals Coolblue. Die heeft direct een online omgeving ontwikkeld waar bedrijven voor hun medewerkers op maat gemaakte ondersteuning kunnen aanschaffen. En de laatste tijd zien we weer een kentering dat de werkgever begint in te zien dat ze zowel thuis als op kantoor de werkplek goed moeten faciliteren.’ 

Van Maris beaamt dit laatste. ‘Bedrijven komen terug op de korte-termijn aanpak van thuiswerken, want nu moeten ze serieus beleid gaan maken rondom het hybride werken. Sommigen hebben het meteen goed gedaan, merk ik. Die hebben de basics op orde en gaan nu kijken naar verbeteringen.’ 

Marloes van Hulst (Backshop): ‘De situatie is nu tweeledig. Er is een tekort aan werknemers, dus de werkgevers willen een goede werkomgeving faciliteren om maar goede mensen aan te trekken. Dat is ook iets wat de jonge generatie aantrekt. Daarnaast faciliteren ze dus het thuiswerken, maar tegelijkertijd willen ze ook de werkplek zo aantrekkelijk mogelijk maken om de mensen juist naar het kantoor te krijgen. Dus ze zitten een beetje in een spagaat. Bij Backshop zien we wel vaak en-en: we mogen voor zowel het kantoor als de thuiswerkplek leveren.’ 

Heessels: Ik zag zelf een groot verschil in het beleid tussen de grote bedrijven en het MKB. Ik denk zelfs regionaal gezien. 

Bakker: ‘In het begin was corona nog niet in het noorden van Nederland, niet per definitie mijn werkgebied, gearriveerd. Het ging hier vooralsnog door op dezelfde voet, terwijl het zuiden heel erg terughoudend was. Later was dit gelijkwaardiger. Ook is er een verschil qua grootte van bedrijven. MKB-bedrijven hebben vaak niet de budgetten voor onvoorzien uitgaven als voor thuiswerkplekken. De grote bedrijven, zoals de multinationals, waren daar wel mee bezig.’ 

Heessels: Nu we vanaf de zomer vorig jaar weer wat normaal zijn gaan doen, is het hybride werken nog niet uitgekristalliseerd. Er is nog geen norm hoe we dat met z’n allen gaan doen. Maar hebben jullie dat gevoel ook? 

Van Maris: ‘Het scheelt per bedrijf. Er zijn natuurlijk wel sectoren waar bedrijven naar elkaar kijken. Want je ziet wel met ‘the war on talent’ dat organisaties heel huiverig zijn om echt beleid te maken. Dus te zeggen: je moet twee dagen naar kantoor. Want als ze de vrijheid afpakken, die ze nu verworven hebben, dan vertrekken gewoon heel veel mensen. Bijna elke organisatie is aan het bekijken hoe richtlijnen te geven. Maar in sectoren waar veel druk is op werknemers, durven ze geen voortrekkersrol te vervullen. ‘En daarom gaan toch veel bedrijven investeren in een aantrekkelijk kantoor om mensen daarnaar terug te halen, om elkaar te ontmoeten. Of er worden weer concentratiewerkplekken gefaciliteerd. Belangrijk is het om vanuit visie en ambitie te kijken naar de manieren waarop je kunt (samen)werken. Volgens mij is het voor werkgevers geen optie meer om geen beleid te hebben of niks te doen.’ 

Heessels: Maar ze moeten zich ook laten leiden door wat de werknemers willen. 

Van Maris: ‘Ja, sowieso, dat thuiswerken, dat gaat gewoon niet meer verdwijnen, dat is duidelijk. Alleen, hoe ga je die balans vinden? De ene is daar wat voortvarender in dan de andere.  Was er maar één trend. Dan was het ook voor ons als leveranciers een stuk makkelijker om er op in te springen. Letterlijk elke organisatie heeft er een ander idee over.’ 

Smit: ‘Voorheen hadden we een trend: het flexibele werken of later het nieuwe werken. Dat is nu ook al 25 jaar oud, dus is helemaal niet nieuw meer. En het hybride werken is eigenlijk hetzelfde, oude wijn in nieuwe zakken, zou ik zeggen. Maar de bedrijven die destijds overschakelden op het flexibele werken deden dat vanuit een hele bewuste keuze en bouwden daar ook heel geleidelijk aan een concept en een gewenning voor hun werknemers. Die concepten waren bedoeld vanuit het idee om niet iedereen een vaste werkplek te geven, omdat veel medewerker er maar twee of drie dagen per week zijn. En ik heb het gevoel dat heel veel organisaties er ook nog helemaal niet aan toe zijn om het hybride werken conceptueel in te bedden, omdat ze er geen beeld van hebben.’ 

Bakker: ‘Je ziet dat het steeds meer richting de ontmoeting en de leuke zitjes gaat op kantoor, ten koste van het aantal werkplekken. De bezettingsgraad speelt ook een rol, daar is geen eenduidigheid over. Dat verschilt erg per type bedrijf of per sector. We zetten ook meer in op die nieuwe behoeften. Wij geloven erin dat de kantooromgeving veel mooier en leuker gemaakt kan worden. Het gaat dan om minder werkplekken, maar ze zijn wel veel specialer. Dus dat zie je in de vormgeving terugkomen. Maar we springen ook in op de thuiswerkplek. Er wordt altijd maar vanuit gegaan dat iedereen thuis een ruimte had om een werkplek neer te zetten. We hebben er op ingespeeld door een eigen Homefit te ontwikkelen.’  

Van Hulst: ‘De trend was al wel ingezet om zogeheten clubhuizen, ontmoetingsplekken, te bouwen. Een beetje Google-achtig, het kon allemaal niet zo gek mogelijk om mensen aan te trekken. Nu zie je wel dat het een heel ander doel heeft gekregen: het zijn echt ontmoetingsplekken geworden binnen de grote organisaties en hiervoor gaan mensen naar het werk. Het is hetzelfde maar met een ander doel.’  

Van Berkel: ‘Veel mensen, die het niet fijn vinden om thuis te werken, willen juist op kantoor kunnen werken, maar met kantoren die alleen maar ontmoetingsplekken worden, is dat niet gemakkelijk. Hierin moet een organisatie een balans zoeken. Wat is nu de functie van het kantoor?’  

Van Hulst: ‘Door corona is het gezondheidsbewustzijn natuurlijk gegroeid. Dus je ziet wel dat vitaliteitsbeleid, well-being policies, dat soort dingen, steeds meer aandacht krijgen bij organisaties. Het gaat niet alleen om fysiek welbevinden, maar ook om mentale weerbaarheid. Ook thuis willen mensen op een gezonde manier werken. Daar is wel meer aandacht voor bij werkgevers. Dat het bewustzijn groter is geworden, blijkt uit de status van onze laptophouder. Die is nu meer een commodity is geworden. Iedereen kocht op een gegeven moment zo’n houder. ‘En ik denk ook dat mensen juist mondiger zijn geworden. Ze weten nu beter wat er allemaal mogelijk is. Wij merken dat mensen duidelijker zijn. Ze vragen nu echt met een reden om een aangepaste stoel, niet alleen omdat de werkgever die faciliteert.’ 

Van Berkel: ‘Vitaliteit is ook veel meer dan een ergonomische werkplek. Het gaat ook om gezonde lucht, het faciliteren van flexibel werken, gezonde lunches en andere zaken.’ 

Smit: ‘Oké, het bewustzijn is veel groter, dat is duidelijk. Maar er moet nog beleid gemaakt worden.’ 

Van Maris: ‘In gesprekken met sommige grote organisaties verbaas je er wel eens over dat, als ze gaan investeren in een thuiswerkplek, ze niet voor zit-sta bureaus gaan. Ik snap dat het een behoorlijke investering is. Een hele thuiswerkdag zitten, dan krijgen mensen pas echt klachten. Het lijkt me een no-brainer om daar juist wel een zit-sta bureau neer te zetten.’ 

Smit: ‘In een vorige soortgelijke discussie ging het ook heel erg over preventie. Je zou denken dat in deze tijd het bewustzijn bij werknemer en werkgever groter is, en dat er toch behoorlijk geïnvesteerd wordt in het preventieve. Dat ligt 50 procent bij het mentale gedeelte. Goed op je mensen letten, zorgen voor je mensen. En 50 procent in het zorgen dat ze goede producten hebben. En dan kan je ze een beetje pamperen met net iets meer dan ze eigenlijk vragen.’ 

Heessels: ‘Ik heb de indruk dat duurzaamheid nog steeds in belang toeneemt. Hoe zien jullie dat? 

Bakker: ‘We zijn druk bezig geweest met een sustainable productlijn. Zo is Hemp is ons meest duurzame product. De combinatie van hennep met biohars zorgt ervoor dat de kuip 100% biologisch, plantaardig en volledig recyclebaar is in dezelfde vorm. Vepa wil zelf als organisatie handen en voeten aan te geven met een eigen duurzaamheidsbeleid, maar ook in onze productontwikkeling nemen is het de belangrijkste pijler. We zijn met verschillende organisaties bezig, want ergonomie en healthy office gaan over de gezondheid van mensen en dan heb je het nu over de gezondheid van de planeet. Dus het past mooi in het totale verhaal.’ 

Van Maris: ‘Alleen loop je wel tegen het hele oerwoud aan certificeringen aan en wat de overheid allemaal wel niet vereist bij aanbestedingen. Dat is momenteel de waanzin op het gebied van duurzaamheid. Het is een belangrijk thema dat niet gaat verdwijnen, maar je ziet overheden enorm worstelen met certificeringen en dergelijke. Daarmee hebben wij als leveranciers eigenlijk hetzelfde probleem. Het is moeilijk om eenduidig aan te tonen dat je duurzaam bent.’ 

Van Hulst: ‘Dan gaan bedrijven natuurlijk een rekensommetje of een lijstje maken van: we doen dit en dat, we hebben elektrische auto’s en minder zakelijk vervoer. Maar een van de andere dingen is bijvoorbeeld inrichting van werkplekken. Als je daar ook nog met duurzame materialen kan werken, dan op dat vlak een steentje aan bijdragen. 

Van Berkel: ‘In het kader van duurzaamheid zijn de nieuwe businessmodellen van deze tijd ook belangrijk. We hoeven misschien niet allemaal meer onze kantoorwerkplek te kopen, maar we kunnen ook leasen of huren of een as-a-service model afnemen, waardoor je ook flexibeler je kantoor kan op- of afschalen. Dus ik verwacht dat we daar in de toekomst nog veel meer van gaan zien.’ 

Bakker: ‘Vepa werkt al langer met deze businessmodellen. We hebben ook terugkoopregelingen ingevoerd. We kunnen nu bij opdrachten aangeven dat, als je na één jaar teruglevert, je dan een bepaald percentage terugkrijgt. Wij garanderen altijd een percentage. Voor de Hemp collectie hebben we een statiegeld regeling dat voor het retour leveren van iedere stoel er een bedrag van €15, – tegenover staat. Onze producten worden circulair en modulair ontworpen. Dat betekent dat we onderdelen eenvoudig kunnen demonteren, vervangen of hergebruiken.  ‘En nu zie je dat bepaalde partijen er met hun perceptie van uitgaat dat second life per definitie de meest duurzame oplossing is. Maar dat is niet altijd zo. Dat is dus de volgende stap die de markt moet maken.’  

Van Berkel: ‘Naast verduurzaming van de producten kijken we bijvoorbeeld ook naar de transportkosten die ontzettend hoog zijn. Hoe kunnen we de verpakking duurzamer maken? Hoe kunnen we compacter verpakken om het transport goedkoper te maken? En hou kunnen we tegelijkertijd meer vervoeren? Dus we zijn vanuit verschillende hoeken aan het kijken wat kunnen we doen.’ 

Heessels: ‘We hebben het natuurlijk heel veel over hardware, maar software en hardware worden steeds meer geïntegreerd, zoals voor een hybride vergadering. Is software een productgroep die groeit? 

Van Maris: ‘Bij het optimaliseren van gezondheidsbeleid kan software uiteraard helpen. Software werd ook met het thuiswerken steeds belangrijker. Je moet over de goede tools beschikken om in beweging te komen en op tijd te pauzeren. BakkerElkhuizen heeft bijvoorbeeld Work & Move, waar je mensen geregeld pitstops aanbiedt. Maar wij verwachten, en zien ook, dat sommige bedrijven nu wel die stap maken, omdat mensen meer thuiswerken en daardoor minder onderbrekingen hebben. Je moet mensen bewust maken van hun gedrag en verleiden om te bewegen, het gaat om nudging, en software helpt daarbij.’ 

Anouk van Berkel: ‘De werkgever begint vaker in te zien dat zowel thuis als op kantoor de werkplek goed gefaciliteerd moet worden’

Tom van Maris: ‘Het is voor werkgevers geen optie meer om geen beleid te hebben op het gebied van hybride werken of niks te doen.’

Henk Smit: ‘Veel organisaties zijn er nog helemaal niet aan toe om het hybride werken conceptueel in te bedden, omdat ze er geen beeld van hebben’

Björn Bakker: ‘Bepaalde partijen hebben de perceptie dat second life per definitie de meest duurzame oplossing is, maar dat is niet altijd zo’

Marloes van Hulst: ‘Door corona is het gezondheidsbewustzijn natuurlijk gegroeid; niet alleen qua fysiek welbevinden, maar ook wat betreft mentale weerbaarheid’

Deelnemers 

Tom van Maris, BakkerElkhuizen

Henk Smit, Humanscale

Björn Bakker, Vepa

Anouk van Berkel, Fellowes

Marloes van Hulst, Backshop

Joos Heessels, moderator