Onderzoekers: ‘Afstoten van vierkante kantoormeters niet altijd verstandig’

Het kantoor moet geen clubhuis worden. Dat is één van de conclusies van het Center for People and Buildings (CfPB). Tijdens het CfPB Jaarcongres van afgelopen week deelden de onderzoekers van het Delftse kenniscentrum de eerste resultaten van het grootschalige onderzoek ‘Werk in Transitie’. In dit kader onderzoekt het CfPB, samen met TU Delft en TU Eindhoven, de implementatie van hybride werken bij een groot aantal kantoorhoudende organisaties.

Hybride werken is hot topic

Hybride werken ligt momenteel op ieders lip. De COVID-pandemie heeft organisaties en medewerkers geleerd dat het mogelijk is kantoorwerkzaamheden deels thuis of elders uit te voeren. “Wat dat betreft maken we echt een paradigma-wisseling mee”, stelde CfPB-directeur Jacqueline Schlangen tijdens het drukbezochte congres. “In de wetenschappelijke literatuur wordt al jaren gesproken over de potentiële voordelen van telewerken. Maar als gevolg van de verplichte thuiswerkperiode hebben mensen het nu massaal aan den lijve ondervonden: thuiswerken kán.”

‘Meer aandacht voor verbinding is essentieel’

De paradigma-wisseling waar Schlangen het over heeft komt ook tot uitdrukking in wetgeving. “Op dit moment ligt in het parlement een wetswijziging van de Wet Flexibel werken voor. In het wetsvoorstel wordt gesteld dat individuele medewerkers in principe het recht hebben om thuis te werken. Werkgevers móeten dat verzoek inwilligen, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om dat verzoek te weigeren. Dat is nieuw.”

Deze wijziging heeft potentieel grote gevolgen voor organisaties. “Eén van de aspecten waarover organisaties zich zorgen maken is de wijze waarop de ‘verbinding’ binnen organisaties in stand blijft.” Het CfPB Jaarcongres stond op 13 oktober daarom vrijwel geheel in het teken van dit onderwerp. Onder de titel ‘Vinden van verbinding in de hybride wereld’ werden in plenaire presentaties en parallelsessies verschillende aspecten van dit onderwerp belicht en bediscussieerd. Daarbij kwamen uiteenlopende aspecten aan de orde, waaronder de nieuwe manier waarop kenniswerkers moeten samenwerken, de beveiliging van informatiestromen, en de verschillende mogelijkheden om de gezamenlijke cultuur in stand te houden wanneer mensen minder op kantoor zijn. “Nu de verantwoordelijkheid voor de keuze om al dan niet fysiek samen te komen bij de individuele medewerker komt te liggen, moeten organisaties echt actief worden in het organiseren van verbinding”, aldus Schlangen. “Het verminderen van de territoriale binding van medewerkers vraagt om compensatie op andere vlakken. Organisaties die dat aspect niet serieus nemen betalen daarvoor later waarschijnlijk de prijs.”

‘Een te strikte focus op kostenbesparing heeft funeste gevolgen’

Eén van de vragen die momenteel leeft is of er vierkante meters kantoorruimte afgestoten kunnen worden wanneer hybride werken de nieuwe modus operandi wordt. De CfPB-onderzoekers waarschuwen in dit kader voor een te eenzijdige blik. “Bij eerdere varianten van kantoorvernieuwing – zoals de opkomst van de kantoortuin of activiteit-gerelateerd werken – is steeds gebleken dat een te strikte focus op kostenbesparing soms tot ongewenste resultaten kan leiden: medewerkers voelen zich niet gehoord en het werkproces leidt daaronder.” Toch behoort het afstoten van vierkante meters wel degelijk tot de mogelijkheden, benadrukt de CfPB-directeur: “Als sluitstuk van een afgewogen beleidswijziging – met afweging van íeders belangen – is het afstoten van vierkante meters kantoorruimte naar ons inzicht op termijn wellicht mogelijk. Maar wees voorzichtig met al te snelle en radicale ingrepen. Een verantwoorde implementatie van hybride werken is uiterst complex.”

Gedachteloos volgen van hypes is onverstandig

Die waarschuwing geldt zeker voor wat betreft het ombouwen van het kantoor tot ‘clubhuis’. Het CfPB plaatste op het eigen jaarcongres kanttekeningen bij de gedachte dat het kantoor in de toekomst alleen nog gebruikt zal worden om elkaar te ontmoeten. Uit data van CfPB-onderzoeken blijkt dat kantoorwerkers die momenteel wél naar kantoor komen die ruimte voor een groot deel gebruiken voor het uitvoeren van individueel werk aan een bureau en online overleg. “En op basis van de uitkomsten van eerdere onderzoeken naar de werkzaamheden die mensen per dag uitvoeren verwachten we dat kantoren ruimte moeten blijven bieden aan verschillende vormen van bureauwerk”, aldus Schlangen. “Het inrichten van een kantoor als clubhuis is daarmee niet de meest verstandige optie.”

Wanneer het kantoor exclusief wordt ingericht als ontmoetingsplek kan dit volgens het CfPB tot de paradoxale situatie leiden dat mensen juist mínder naar kantoor komen omdat daar een flink deel van hun dagelijkse activiteiten niet meer voldoende ondersteund wordt. “Hiermee is zeker niet gezegd dat alles hetzelfde zal of moet blijven in het kantoor. Maar op basis van onze onderzoeken is de conclusie dat het kantoor er is voor ontmoeten, en de thuiswerkplek voor concentratiewerk, veel te kort door de bocht. Ons advies is: Maak eerst een zorgvuldige analyse van de specifieke behoeftes binnen de eigen organisatie. Het gedachteloos volgen van hypes is onverstandig.”

Meedoen kan nog!

Het CfPB Jaarcongres maakt deel uit van het collectieve onderzoeksprogramma Werk in Transitie, dat afgelopen jaar van start is gegaan. Een groot aantal kantoorhoudende organisaties neemt deel aan dit onderzoeksproject van het CfPB, TU Delft en TU Eindhoven. Jacqueline Schlangen benadrukt dat aanhaken bij ‘Werk in Transitie’ nog steeds mogelijk is. “We bieden een uitgebreid onderzoeksprogramma waarbinnen deelnemende organisaties kennis kunnen opdoen én delen over de beste wijze waarop hybride werken geïmplementeerd kan worden. Dat is belangrijk. Want wanneer iedereen het wiel zelf gaat uitvinden is het risico op onnodige kosten te hoog.”