Het Romeinse recht kent een behoorlijk aantal rechtsbeginselen die in de huidige tijd nog heel actueel zijn. Wat dacht u bijvoorbeeld van ‘Pacta sunt servanda’. Vrij vertaald uit het Latijn betekent dit: ‘afspraak is afspraak’. Dit klinkt altijd heel logisch en zou eenvoudig na te leven moeten zijn, maar de praktijk is altijd lastiger. Want het gaat vaak fout, zeker als een van de partijen er een wat lossere moraal op na houdt. Hoe vaak is u al niet iets beloofd wat later heel anders uitpakte? Uw nieuwe bank zou toch echt binnen 4 weken bezorgd worden en de vriendelijke loodgieter had echt beloofd om einde van de middag langs te komen?
Maar niet alleen als consument kom je regelmatig voor teleurstellende verrassingen te staan. Wat te denken van die gezellige collega die altijd zegt dat het wel goed komt en uiteindelijk niet deed wat er was afgesproken. Frustraties binnen de organisatie zijn het gevolg en meestal komt de persoon in kwestie er ook nog wel mee weg. Immers, het arsenaal aan excuses is groot en reprimandes of consequenties zijn er vaak niet. Dat laatste is natuurlijk onacceptabel als je een productieve en succesvolle organisatie wil hebben.
Bij veel organisaties gaat het zowel intern als extern vaak mis. Klanten zijn tegenwoordig mondig en veeleisend en verwachten dat wat een bedrijf belooft ook wordt nagekomen. Zo niet, dan word direct gedreigd met actie en meestal is alles dan wel snel opgelost. In een concurrerende omgeving is dat ook heel belangrijk als je je klanten wil behouden. Er is dus voldoende druk om te doen wat je hebt gezegd.
Maar binnen het bedrijfsleven ligt dat anders. Zijn net de functie- en taakomschrijvingen nog eens duidelijk doorgenomen, blijkt in de praktijk dat er altijd wel een aantal weerbarstige collega’s zijn die dat allemaal nét even anders interpreteren. En als de actiepunten van de laatste vergadering worden doorgenomen zijn er de bekende creatieve excuses waarom wat afgesproken was niet gedaan is. Dan maar weer doorschuiven naar de volgende vergadering. Een ongelooflijke verspilling van tijd en een bron van ongekende ergernis. Goede organisaties werken net als succesvolle sportteams. Als iedereen zijn taak goed uitvoert en je hebt de juiste mensen aan boord, dan komt het resultaat vanzelf. Het vaststellen van taken betekent niet alleen dat je ze goed communiceert. Het blijft oppassen voor de jaknikkers die eigenlijk ‘nee bedoelen en geen commitment afgeven. Alleen om maar van het gezeur af te zijn.
Maar wat kun je hieraan doen? Het lijkt mij evident dat het afspraakprincipe een kernwaarde binnen een bedrijf moet zijn. Zonder deze basis is er geen vertrouwen en zal de organisatie geen vooruitgang boeken. Daarnaast ben ik aanhanger van snel en kordaat handelen. Het te lang tolereren van smoesjes zal zijn tol gaan eisen en als geaccepteerd gedrag worden gezien, ook door de goedwillende harde werkers die nog wel
doen wat er afgesproken is. Snel afscheid nemen van dwarsliggers is het devies en zorgen dat er een positieve cultuur ontstaat, waarbij iedereen begrijpt dat alleen door goede samenwerking de gestelde doelen bereikt kunnen worden.
“Het blijft oppassen voor de jaknikkers die eigenlijk nee bedoelen en geen commitment afgeven”
Is dit alleen maar theorie? Absoluut niet. Zonder dat ik hier de obligate voorbeelden hoef te noemen, worden we allemaal dagelijks geconfronteerd met het breken van beloftes. Denk bijvoorbeeld aan het niet op komen dagen bij een afspraak of je inschrijven voor een bijeenkomst en dan niet komen zonder ook maar iets te laten weten. Er is dus duidelijk sprake van een dubbele moraal. Want als de maaltijdbezorger 5 minuten te laat is, dan is het hek van de dam. Maar ach, misschien heeft de bezorger ook wel een goed excuus. De brug stond open of iets dergelijks. En dan zeggen we al gauw dat we dat snappen…..!
Mr.drs. Peter Damman is voorzitter Officers World en entrepreneur.
Lees hier de vorige column.
